在高效的工作场所中，沟通、协作与协调是驱动团队效能与生产力提升的核心要素。企业需构建无缝信息流、顺畅的交接与标准化的流程，以确保无论团队采用何种工作模式——面对面、远程或混合——都能实现高效运作。一套强大的工作管理解决方案，作为这一切的基石，应能够全面洞察工作进展，构建可复用的工作流，实现内容无缝存储，并确保跨职能团队保持一致。

对于跨境出海的企业而言，这一需求尤为迫切。出海不仅是业务增长的重要途径，也伴随着时区差异、团队分散、资源调配等多重挑战。因此，一套能够支撑信息无缝流通、促进全球团队高效协同的工作管理体系，成为出海企业不可或缺的竞争力。

Atlassian工作管理平台凭借其强大的灵活性与集成化优势，可为出海企业提供定制化、全方位的工作管理解决方案，覆盖敏捷开发、项目管理、知识管理、异步沟通等多领域，帮助打破地域限制，实现全球团队的紧密合作与出海业务的稳步拓展。

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什么是工作管理？

工作管理是一个系统，它通过提供全面的可视化、促进协作来简化个人、团队和项目级别的任务。一个高效的工作管理系统能够提升生产力和工作效率，并促进业务目标。

工作管理是面向组织层面的，包括项目管理、资源管理、任务管理、时间管理和流程管理。可以将其视为一个“升级版”的项目。

换句话说，工作管理包含了一个成功项目的所有要素，但范围扩大到了公司层面。理想情况下，您应该拥有一套可定制的工具，这些工具比一体化的工具更深入，可以满足您的确切需求，并涵盖工作管理的各个方面：

• 项目管理是工作管理的重要组成部分。由项目经理负责监督项目的范围、团队、预算和交付成果。

• 资源管理涉及为合适的任务确定合适的人选，了解员工的工作量并安排任务，防止过度分配和项目延误。

• 时间管理是一种帮助团队平衡工作量、按时完成任务、遵守截止日期且避免过度劳累的方法。优秀的时间管理技巧可以提高生产力，同时使团队成员的工作与生活保持平衡。

• 报告管理涉及跟踪不同的业务流程，以衡量生产力和效率等变量。它有助于领导层做出决策，以改进业务流程，保持竞争力。

 

工作管理 vs 项目管理

如果工作管理听起来很像项目管理，那是因为它们在流程上相似，但在规模上却有所不同。
项目管理生命周期包括实现项目目标的规划、安排、执行和分析。工作管理生命周期遵循类似的流程，但范围更广。它包括与战略业务优先级和长期目标相关的多个项目。此外，它涉及组织内的各个团队，通常还包括外部利益相关者，并且是一个随着公司需求变化而不断发展的重复过程。

工作管理流程的各个阶段

工作管理流程包含多个阶段，每个阶段都发挥不同的作用，共同推动工作向前发展。

工作识别 

识别阶段旨在识别和记录需要完成的工作、如何完成以及完成的时间表。在这一阶段，重要之处在于要明确并概述工作的内容。

例如，一家公司确定要在下个季度开展营销活动。活动任务可能包括博客文案、社交文案、网络研讨会、漏洞修复和产品功能发布——这些都是属于不同团队的项目。首先，团队可以使用Trello看板，并根据活动的特定需求进行调整。这种情况下，管理此项目的团队可以创建并自定义一个看板来管理信息、邀请同事、设置成员权限和添加任务。

工作规划 

在规划阶段，管理人员需要预测所需的资源、项目时间表，以及构成最终交付成果的小阶段交付成果。

例如，营销经理会列出不同的任务，将它们与技能组合相匹配，并确定组织内具有相关技能且在下季度可用的人员。比如说，他们需要文案、社交媒体专家、设计师、产品营销经理和开发人员来涵盖活动的所有交付成果。然后，经理会将可用资源与活动的需求相匹配。这有助于管理人员评估公司内部是否有合适的人才，或是否需要提升团队成员的技能，并考虑其他项目是否同样需要这些资源。像Project Plans 和Project Posters 这样的Confluence模板，可以作为所有这些重要项目信息的事实来源。

 

工作安排

安排阶段为工作管理流程奠定了基础。要制定万无一失的时间表，管理人员首先要对未来几周甚至几个月的工作进行全面了解。然后，最好应在员工的日程安排中创建缓冲区，以便他们在需要请病假时赶上任务，或者为休息、研究和学习留出时间。

例如，在安排设计师时，经理可能会发现一位设计师已被分配到不同的项目，而另一位设计师则在关键交付期内预订了休假。安排阶段就需要提醒他们这种可能的冲突，以便他们可以主动从另一个团队或者外部自由职业者中，找到其他设计师来顶替。

工作执行

执行阶段可能是工作管理流程中持续时间最长的阶段，也是行动开始的阶段。有了顺畅的工作管理流程，团队成员会发现，按时执行任务并完成交付其实很容易。在这一阶段，营销活动已经开始，博客内容和社交媒体文案也在按部就班地发布中，产品漏洞已经修复，新功能发布也已准备就绪。

团队协作在这一阶段至关重要。使用 Jira 这样的工具有助于打破信息孤岛，使所有团队（从财务到工程）都能专注于手头的任务并保持一致。团队可以在Jira中使用时间线、列表、日历或看板视图，以最适合他们及其利益相关者的方式展示工作，从而帮助每个人保持一致并按计划进行。

 

工作跟进

跟进阶段旨在监控任务进度，集思广益应对挑战，并沟通延误情况。事情并不总是按计划进行，规划不善、日程安排低效、缺乏沟通和协作都会导致任务偏离正轨。在跟进阶段，管理人员需要解决瓶颈、调整截止日期并记录变更。

让我们设想一下，一项新功能的发布意外延迟，影响到了相关人员的工作。这时，借助Atlassian Home中的Goals功能，负责交付新功能的团队就可以通过每周发布项目更新，来让利益相关者了解进度更新。

传统上，工作相关的关键沟通都是在会议中进行的。但这很难列入每个人的日程表，而且会议可能会打乱团队成员的专注时间。Loom提供了一种简单的方式，让每个人都可以共享屏幕并录制视频信息、反馈或项目更新，而无需等到下次会议。Loom视频可以在Goals、Confluence页面、Jira任务或团队工作的其他任何地方共享。

工作分析

在分析阶段，您可以参考文档来总结工作经验。通过工作分析，您可以深入了解工作中的障碍和所取得的成功，从而集思广益解决问题，并创建可重复的流程以取得成果。

在此阶段，团队会分析新产品功能发布延期的原因：新团队成员需要更好的入职培训？开发人员是否被拉入了不同的项目？开发人员是否获得了详细的产品路线图？根据这些问题的答案，您可以构建解决方案，并将其用于未来的工作管理场景。

要进行全面分析，您还需要数据和报告来提供准确的见解，以进一步了解工作状况。像 Jira 这样的工具有助于平衡和控制团队的工作量，放大以获得每日视图，让您能够基于特定的项目进行报告。

 

充分利用Atlassian工作管理工具套件

工作管理并不是一个简单的过程，但技术可以极大改善您的体验。与其使用一个可能导致任务和细节遗漏的一体化工具，不如选择一个包含一系列工具的工作管理平台，每个工具都有各自的独特优势。

Atlassian工作管理就是这样一个平台，其工具涵盖了工作管理的各个方面，包括：

• 沟通：让所有团队成员能够快速、轻松地共享视频信息，包括更新、反馈、想法和分析。使用 Loom，您可以录制屏幕，减少开展会议或来回发送电子邮件的需求。

• 协调：让业务团队轻松了解任务、截止日期和交付情况。使用Jira，业务团队可以获得定制的体验，以创建和编辑任务、查看日程安排和工作量，并跟踪工作状态。

• 内容：为团队成员提供一个协作存储空间，用于制作、保存和共享交付成果。使用Confluence，您可以打破孤岛，促进知识共享和协作，并更快地推进工作。

• 协作：为团队成员、任务、工具和“空间”提供协作环境，以提升透明度并快速解决问题。使用Trello，您可以通过看板、卡片和列表来管理任务，并轻松确定项目的优先级。

• 异步沟通：通过屏幕共享视频信息的方式，使得跨地域、跨时区的团队能够在非会议期间获取所有必要信息，以便做出决策和推进工作。适用于团队成员异步交流复杂的议题、提供反馈和分享见解。

 

龙智是Atlassian全球白金合作伙伴、ITSM & Cloud专业伙伴，代理Jira、Confluence、Jira Service Management、Trello、BitBucket等Atlassian产品近十年，提供产品试用、咨询、销售、安装部署、培训、运维、定制开发等一站式服务。欢迎咨询！

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