你是一家制造业的老板，在需求旺盛的时段，却找不到一家合适的供应商，出现供应商突然退出合作；杀熟，供应的产品质量不过关等情况，企业的利益空间瞬间被压榨，急需一套管理系统来帮助选择供应商，那么这是一个什么系统呢？
本文将为大家介绍什么是供应商管理，供应商管理系统有哪些功能。
供应商管理是什么
供应商管理是对供应商的了解、选择、开发、使用和控制等综合性管理工作的总称。
供应商管理在实际中的应用是这样子的
以汽车制造企业为例，
- 在供应商管理中，先通过多种渠道寻找潜在供应商
- 再评估其生产能力、技术水平等
- 询价与比价，合适的进行合作
- 合作后进行订单、交货及质量管理
- 进行定期考核绩效，如某发动机供应商，依指标打分，有问题要求改进或考虑更换，确保产品质量和生产稳定。
供应商管理的流程
- 明确需求，通过多种渠道寻找供应商
- 对供应商进行评估与筛选
- 询价与比价，选择合适的供应商
- 与选定供应商建立合作关系并签订合同
- 日常合作中进行订单、交货及质量管理
- 定期考核供应商绩效并反馈改进
供应商管理系统是什么
供应商管理系统是一种利用信息技术手段，对供应商全生命周期进行管理的软件系统。
它涵盖了从供应商的寻找、筛选、评估、引入，到日常合作中的订单管理、交货管理、质量管理、沟通协调，以及对供应商绩效的考核与反馈等各个环节。 以下面供应商管理（SRM）为例
- 供应商管理系统一般有这些功能
- 供应商信息管理
- 采购流程管理
- 合同管理
- 沟通与协作
- 报表与分析
该供应商管理系统能够对供应商进行全生命周期管理，从刚开始的资格认证，合作中时的质量管理、询报价管理等，到最后的评估与考核环节都有实时监控。
该系统具备强大的集成能力，可快速对接企业的 ERP、WMS、MES 等系统，避免数据孤岛。同时，还支持个性化零代码开发，满足企业灵活多变的采购业务需求。
【统计报表】
可生成多种类型报表，如采购需求分析、物料价格趋势分析，帮助企业决策；还有供应商对账看板，清晰呈现采购交易情况。
【供应商管理】
可对供应商信息进行高效管理，涵盖全生命周期。从供应商的准入审核到绩效评估，助力企业规范供应商管理流程，实现与供应商的协同合作。
【采购需求管理】
可让业务部门自助提报采购需求，实现需求集中管理与汇总，还支持需求审批与流程管理，确保采购高效有序进行。
【询报价管理】
允许企业按需向供应商发起询价请求，供应商在收到询价通知后，可以在线输入报价信息。系统能够自动收集并汇总所有供应商的报价，生成比价单，供企业管理者进行比价分析和审批。
【招投标管理】
让采购方在线发布招标信息、管理评标与定标，供应商能在线投标与咨询。流程透明可追溯，便捷高效。
【合同管理】
用于高效管理企业与供应商之间的合同生命周期，包括合同的创建、审批、签署、执行监控、变更以及归档等各个环节。还提供合同模板直接使用，方便快捷。
【协同管理】
协同管理主要包括订单协同、发货协同、质量协同，记录采购货物的详细信息。在入库时，检验质量，质量合格分拣入库，不合格进行退货，最终对采购的货物生成一个改善报告，为提高采购物品的质量提供依据。
【库存管理】
记录货品入库、出库信息，需要调拨时，及时协同，实时监控库存状况，避免积压与短缺。
【绩效管理】
用于评估供应商的表现，包括质量、交货期、价格等多个维度，帮助企业优化供应商选择与合作。
Q&A
1.企业在选择供应商管理系统的适合要考虑哪些因素？
功能匹配度
- 供应商全生命周期管理：系统是否能涵盖供应商准入、考核、评级、持续改进等全生命周期的各个环节，满足企业对供应商从筛选到长期合作的管理需求。
- 采购流程支持：能否有效支持采购需求管理、寻源管理、合同管理、订单管理、收发货管理、质量管理和财务协同等采购全流程，确保采购业务的顺畅进行。
- 协同功能：是否具备良好的信息协同和流程协同功能，打破企业与供应商之间的信息壁垒，实现双方在采购各环节的高效协作。
易用性
- 界面友好：系统的操作界面是否简洁明了、易于操作，方便企业员工和供应商快速上手使用。
- 移动端支持：是否提供移动端应用，以便企业人员在外出或紧急情况下也能进行供应商管理和业务处理。
集成能力
- 与现有系统集成：能否与企业已有的 ERP、WMS、MES 等系统进行无缝对接，实现数据的互通共享，避免形成信息孤岛。
- 扩展性：系统是否具有良好的扩展性，能够随着企业业务的发展和需求的变化进行功能扩展和升级。
数据安全
- 安全认证：系统是否获得相关的安全认证，如 ISO27001 信息安全管理体系认证、公安部信息系统等级保护认证等，以保障企业数据的安全性。
- 数据备份与恢复：是否有完善的数据备份机制，确保在出现意外情况时数据能够及时恢复。
成本效益
- 采购成本：包括系统的购买或租赁费用、实施费用等，要确保在企业的预算范围内。
- 长期效益：考虑系统投入使用后能否提高供应商管理效率、降低采购成本、提升企业竞争力等，带来长期的经济效益。
供应商支持与服务
- 培训与技术支持：供应商是否提供系统培训和及时的技术支持，帮助企业顺利实施和使用系统。
- 售后响应速度：在系统出现问题时，供应商的售后响应速度是否及时，能否快速解决问题。
2.供应商管理系统的优劣势？
优势：
- 高效管理：集中管理供应商信息，简化采购流程，提高管理效率。
- 降低成本：通过优化供应商选择和合作，降低采购成本，提高供应链整体效益。
- 提升质量：加强对供应商质量的监控和管理，确保采购物料或服务的品质。
- 风险控制：实时监控供应商表现，及时发现并应对潜在风险，保障供应链稳定。
劣势：
- 实施成本：系统部署和定制化可能需要较高的初期投入。
- 培训需求：员工需要接受培训以熟悉系统操作，可能影响短期工作效率。
- 依赖技术：系统稳定性和安全性依赖于技术支持和维护，存在潜在的技术风险。
- 变更挑战：随着企业发展和市场变化，系统可能需要不断升级和调整，以适应新的需求。
3.企业在选择供应商管理系统时应该如何判断系统的易用性？
界面设计
- 简洁直观：系统界面是否简洁明了，布局合理，易于理解和操作。避免过于复杂的菜单结构和混乱的页面布局。
- 色彩搭配：色彩搭配是否舒适，不刺眼，有助于提高用户的视觉体验和操作效率。
- 图标和标识：图标和标识是否清晰易懂，能够准确传达功能含义，方便用户快速找到所需功能。
操作流程
- 简便快捷：操作流程是否简单易懂，能够快速完成各项任务。避免繁琐的操作步骤和复杂的流程设计。
- 引导提示：系统是否提供清晰的引导提示，帮助用户了解操作方法和流程。例如，在新用户注册、功能使用等环节提供详细的说明和指导。
- 错误处理：系统对错误操作的处理是否友好，能够及时给出错误提示，并提供有效的解决方案。避免出现模糊的错误信息或无法解决的错误情况。
功能易用性
- 功能明确：系统的各项功能是否明确，易于理解和使用。避免功能名称模糊、功能实现复杂等情况。
- 自定义设置：系统是否提供一定的自定义设置功能，满足企业的个性化需求。例如，用户可以根据自己的习惯设置界面布局、快捷键等。
- 搜索功能：系统的搜索功能是否强大，能够快速准确地找到所需信息。搜索结果是否清晰明了，方便用户查看和选择。
移动端适配
- 响应式设计：系统是否采用响应式设计，能够在不同尺寸的移动设备上正常显示和操作。避免出现页面变形、功能无法使用等情况。
- 移动端功能：系统的移动端版本是否具备与桌面端相似的功能，满足用户在移动设备上进行供应商管理的需求。例如，用户可以在移动端查看供应商信息、审批订单等。
- 操作体验：移动端的操作体验是否良好，界面是否简洁易用，操作是否流畅。避免出现卡顿、加载缓慢等情况。
培训和支持
- 培训资源：供应商是否提供丰富的培训资源，帮助用户快速掌握系统的使用方法。例如，提供在线教程、视频演示、用户手册等。
- 技术支持：供应商是否提供及时的技术支持，解决用户在使用过程中遇到的问题。例如，提供在线客服、电话支持、邮件支持等。
- 用户社区：供应商是否建立用户社区，用户可以在社区中交流经验、分享问题和解决方案，提高系统的易用性。
