阅读本文， 您可以了解：1、合同管理是什么；2、合同管理怎么做
一、合同管理是什么
合同管理是指对合同的有效执行、监督和维护过程的管理。合同是一种法律文件，用于规定各方之间的权利和义务。在商业和法律交易中，合同管理对于确保各方遵守合同条款、减少风险、提高合同执行效率非常重要。
让我来举一个通俗的例子帮助你更好的理解：
假设你是一个房东，你有一套房子出租给租户。你们之间签订了一份租赁合同，其中约定了租金、入住日期、租赁期限、维修责任等条款。这个合同在开始时可能看起来很简单，但随着时间的推移，各种情况可能会发生。
👉在这种情况下，合同管理将涉及以下方面——
✅合同执行监督： 合同生效后，你需要确保租户按时支付租金，并遵守其他合同规定。你可以设置提醒来确保每月收取租金，并定期检查房屋是否被妥善维护。
✅合同更新与延期： 当租赁期限即将届满时，你可以与租户讨论是否继续租赁。这可能涉及到协商新的租赁条款，例如租金调整、维修责任的变化等。合同管理将帮助你及时进行这些讨论，并确保双方的权益得到保障。
✅解决争议： 在租赁期间，可能会发生纠纷或意见分歧。合同管理需要及时解决这些问题，可以通过与租户进行沟通并寻求妥协来解决争议。
✅合同归档与备份： 管理合同文件是合同管理的一部分。你需要妥善保管合同副本，并在需要时随时查阅。
综上所述，合同管理是确保合同执行和各方权益得到保障的一种重要管理过程。无论是个人租房合同还是企业之间的复杂商业合同，都需要进行有效的合同管理以确保各方遵守合同条款并达成协议。
二、合同管理怎么做
传统合同管理在现代商务环境下可能面临多种问题，例如：
1、审批流程繁琐：
传统合同管理通常需要经过多个审批层级，涉及多个人员，这会导致审批过程耗时较长，延误合同签订和履约进程。
2、合同不规范：
手动编写合同容易出现格式不一致、用词不当、遗漏条款等问题，导致合同风险增加，易引发纠纷。
3、履约缺乏监控：
传统合同管理往往难以实时监控合同履约情况，合同的执行过程中可能存在问题或违约行为而未及时发现。
4、来回运送成本高：
传统合同需要打印、邮寄或传真，来回运送合同文件会增加时间和费用成本，特别是对于涉及多地点或跨国合作的合同。
5、归档查找麻烦：
手动归档合同可能导致合同存档杂乱无章，查找特定合同时需要耗费大量时间和精力。
为了解决这些问题，许多企业正在转向数字化合同管理系统（Contract Management System）。数字化合同管理系统通过使用软件和技术工具来优化合同的创建、审批、签署、执行和归档过程。
以下是数字化合同管理系统的一些优点：
1、自动化审批流程：
数字化合同管理系统可以自动设置审批流程，加快合同的审批和签署速度。
2、规范合同模板：
系统可以提供预设的合同模板，确保合同格式和用词的一致性，减少合同风险。
3、实时监控履约：
数字化合同管理系统可以跟踪合同执行进度和履约情况，及时发现问题并采取措施。
4、电子签名和存档：
支持电子签名，消除了邮寄和运送成本，同时也方便合同的电子归档和查找。
5、数据分析和报告：
系统可以收集和分析合同数据，为企业提供合同管理的洞察和决策支持。
总体而言，数字化合同管理系统可以提高合同管理的效率和准确性，降低合同管理的风险和成本，是现代企业合同管理的有效解决方案。
为了方便大家更好的理解合同管理的内容，我以我们公司利用简道云零代码搭建平台构建的合同管理系统为例，具体详细介绍数字化合同管理如何做。
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简道云「合同管理」系统包含合同模板、合同签订、合同归档、合同回款/付款和合同发票管理，能够实现从签订前、签订中、签订后全周期管理。
下面是一个基本的数字化合同管理流程：
step1:合同录入
- 首先，将纸质合同或电子文档转换为数字格式。可以通过扫描纸质合同或直接导入电子文档来实现。
- 在系统中创建新的合同记录，输入必要的合同信息，如合同编号、合同类型、合同金额、签约日期、双方当事人信息等。
step2:合同审批
- 设计合同审批流程，根据合同金额和类型设置不同的审批权限和流程。
- 合同申请人提交合同并发起审批流程。
- 相关审批人依次审批合同，可以是内部各部门负责人或管理层。
step3:合同台帐管理
- 回款/付款管理：记录合同的付款计划和实际付款情况，包括付款日期、付款金额、付款方、收款方等信息。可以根据实际回款情况进行合同状态的更新，例如“已付款”、“待付款”等。
- 开票/收票管理：记录合同的开票计划和实际开票情况，包括开票日期、开票金额、开票方、收票方等信息。同样可以根据实际收票情况更新合同状态。
- 合同跟进：设置合同跟进提醒，确保按时执行合同中的各项义务，并预警可能存在的问题和风险。
step4:合同查询与报告
- 提供合同台帐的查询功能，方便用户按照不同条件查找和筛选合同信息。
- 生成合同台帐的数据报告和统计图表，帮助管理层了解合同的执行情况和业务数据。
step5:合同存档与安全
确保合同文档的安全性，使用合同管理系统的权限控制，限制访问合同的权限。
定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。
step6:合同提醒与更新
- 设置合同关键节点的提醒功能，如合同到期提醒、付款日期提醒等，确保不会错过重要日期。
- 及时更新合同信息，记录合同执行过程中的变更和补充协议。
此外，系统还支持集成契约锁、上上签等插件，轻松完成合同、服务协议、承诺书等内容的在线签署，更好的进行合同协议的管理。
最后，我们来看一个企业的具体案例：
浙江三狮南方新材料有限公司是全球最大的综合性建材产业集团中国建材集团的子公司，隶属中国建材股份，为南方水泥的核心企业之一。
作为一个集团化管理的商混企业，合同的执行管理是日常管控的重点。
为了更方便的进行合同管理，该企业引入了简道云系统进行更符合企业自身的合同管理系统搭建。以下是他们针对自身痛点进行的改进措施：
1、对重复录入带来的时间浪费的优化
由于业务流程需要，一份合同往往需要录入两个表格：【合同审批单】和【合同应收管理】，这一工作看似轻巧，实则数量庞大：
“我们下属有30家商混企业，每年合同数3000个以上，每个合同重复录入两条数据，按5分钟录一个合同算，每年为此要额外花费15000分钟，使用者苦不堪言。”
这个“一份数据两次录入”的难题，三狮南方通过设置智能助手的【新增-新增】动作已经简单解决。更令他们头疼的是下面要分享的关于数据修改的难题。
2、对修改原有数据的麻烦操作的优化
混凝土合同洽谈时间周期长，一个合同从接洽、初次供货、临时合同的签订，到最终正式合同的签订往往要经历数月。
所以，【临时供货合同】作为一个中间非必须环节，占据了全部合同量的一半以上。
而正式合同签订后，若用传统流程+智能助手，会在【合同应收管理】表单中新生成一笔重复的合同记录，就需要手工查找两条相同数据，将新的正式合同条款摘录、替换到原有的临供合同中，再删除新增的重复数据。
“这个过程往往遗漏了某个条款，或者删错数据，比新建一条数据的时间还要更长。每年为此大概要额外花费约10000分钟的工作量。”
这个问题，非常适合利用【智能助手】的“修改”或“新增”动作去实现。实际上三狮南方也是如此做的。
图为：合同管理-智能助手
- 细节设置：
当合同审批流程结束，并且合同类别为正式合同或者临供协议时，智能助手触发执行下列动作。
目前三狮南方的智能助手功能已经接近完美，至少能解决日常工作场景的99%以上的相关问题。
以上就是本文的全部内容，希望对您有所帮助。
