2024年已经过了一半，很多公司都把年中汇报提上了日程，项目管理人们又要焦头烂额了，毕竟手上项目一堆，平时大小汇报不断，天天都在加班整理各种数据。
不仅是项目经理们感觉压力山大、PMO以及各部门经理们也需要整理上半年的工作完成情况，分析取得的成绩、遇到的问题，以及提出下半年的工作计划。

由于各种原因，大家或多或少会吐槽年中汇报，认为既浪费时间精力，又难以达成最终目的。但有效的年中汇报可以让项目管理事半功倍，是确保项目成功实施的关键环节。
首先年中汇报提供了对项目运营情况进行全面审视的机会：展示了项目进度以及资源的实际使用情况，可以及时识别潜在风险、优化资源分配，确保项目按时交付。
其次年中汇报提供了一个促进内部沟通和协作的平台：通过汇报有助于打破信息壁垒，确保项目各方在目标上保持一致。

那么项目管理人如何做，才能进行有效的年中汇报呢？

1.注意以下几个技巧，有效进行年中汇报

项目管理人在进行年中汇报时，可以注意以下几个方面以确保汇报的高效和成功：
1.1明确汇报目的和内容
明确汇报的主要目标：如汇报项目进展、所遇到的问题以及提出解决方案等。
明确汇报内容：围绕项目的关键信息展开，包括项目进展、资源使用情况、风险问题、取得成果以及下一步工作计划等。

1.2结构化进行内容汇报
Step1先阐明项目进展：列出已完成的工作和正在进行的任务，强调关键成果和亮点，可以使用进度图表直观展示。
Step2说明问题与挑战：项目过程中遇到的问题和挑战，以及可能对项目产生影响的风险因素。
Step3提出解决方案：针对出现的问题，提出切实可行的解决方案和建议。
Step4阐明资源使用情况与取得成果：说明项目资源的分配和有效利用情况以及目前项目取得的成果，如回款了多少金额、提前多少天上线等。
Step5汇报下一步的工作计划：如工作重点、问题的解决方案的执行落地等。

年中汇报的重难点在于项目运营数据的收集分析，这也是项目管理人害怕汇报的主要原因之一，经常会遇到数据收集不及时、不准确、不全面等一系列的情况。这种情况下，可以借助专业的项目管理工具有效应对，下面将以易趋（EasyTrack）项目管理软件为例，展开分享。

2.借助专业的项目管理工具，使年中汇报更高效

易趋（EasyTrack）项目管理软件是一款定位于企业级项目管理的工具，能支持多团队、跨部门使用，支持企业内不同层级的项目管理工作，涉及企业高层战略决策和监控、中层运营管理和项目群管理、底层的项目执行等。
易趋（EasyTrack）能为各层级的项目管理人员赋能，提供包含个性化专属驾驶舱、项目状态报告以及项目报表等三个维度的数据，系统会自动钻取项目运营数据，形成多样化的图表和报表展示，帮助其高效进行年中总结的撰写。

2.1针对各角色提供个性化专属驾驶舱，快速产出工作重点数据
不同角色的项目管理人员，对于项目或工作的关注重点都不同，如项目经理关注项目的具体执行情况，PMO关注企业内项目组合的运营情况，而团队经理关注部门内资源的使用情况等。
针对这一特性，易趋（EasyTrack）为不同角色/层级的项目管理人员（项目经理、项目集经理、PMO、团队经理、管理层等）提供个性化专属驾驶舱，便于快速获取多个关键运营指标，在进行年中总结时，能快速产出工作重点以及亮点数据。

（易趋各角色驾驶舱视图）

项目经理可以在项目概况中获取项目各项关键运营指标，如项目所处阶段、进度、任务完成情况、交付物完成情况等等。部分数据还包含钻取详情链接，可一键快速跳转至项目进度、任务、交付物、任务、团队、阶段、风险、问题、评审等页面，便于项目经理进一步快速查看相关数据。

（易趋项目概况视图）

项目集/群经理则能在项目群概况，快速获取项目群内的各项关键运营数据，掌握项目群整体的完成进度以及项目群内各个项目的执行情况。其中项目群信息、阶段、风险、问题以及评审也支持可钻取详情的链接。

（易趋项目群概况视图）

PMO或管理层的工作重点在于全局掌握企业内所有项目的整体情况，从而确保企业战略目标的实现。在易趋组合概况模块，PMO/管理层可以快速获取预计投资回报率、组合财务跟踪、项目成本、收益等数据。

（易趋项目组合概况视图）

而团队经理则能在团队概况获取团队人员利用率、资源利用率情况、实际工作量等关键数据。

（易趋团队概况视图）

2.2针对各角色提供项目状态报告（周/月报），获取各项目的状态情况
除了以上关键数据的获取，各层级项目管理人员还能借助易趋（EasyTrack）获取全面且详细的项目周/月报，快速查看各项目当前的状态。

针对年中总结，各项目管理人员只需要查看最新一期的项目月报/部门月报，即可获得项目最新的完成情况，使得年中总结的准备更加高效。
例如项目月报，项目经理可查看、获取项目管理阶段情况、交付物完成情况、存在的风险问题项等。

（易趋项目月报视图）

而项目组合月报模块，PMO/管理层可快速获得当前项目状态分布情况、未开始项目的状态、进行中项目详细状态情况等；系统也支持导出PDF/Word文档，图表和数据可以直接使用。

（易趋项目组合月报视图）

（易趋部门月报视图）

2.3针对各角色提供多维度项目报表，获取各关键指标图表
除了项目周/月提供的准确数据，项目管理人员还要针对一些关键指标进行相应的分析，形成可视化的多样报表，这样才能更加简单明了进行展示汇报。
易趋（EasyTrack）项目管理软件，也为各层级项目管理人员分别提供了多维度项目报表，根据其关注侧重点不同，也会有所区别；系统会自动抓取各项关键数据进行分析、形成了多样化的报表，汇报时可以直接使用。

例如针对项目经理，提供包含项目任务、成本、风险、问题、工时、收益、质量等九个维度的数据。

（易趋项目报表视图）
而针对团队/部门经理，则提供项目任务、资源、成本以及工时等四个维度的图表。

（易趋团队报表视图）

3.总结

项目管理人可以通过明确汇报目的和内容、结构化进行内容汇报等几个技巧来高效进行年中汇报，确保汇报内容具有针对性、结构化和逻辑性。
而提前收集必要的数据和信息是年中汇报的一大重难点，那么可以借助专业的项目管理软件——易趋（EasyTrack）来辅助完成，为各层级的项目管理人员赋能，提供包含个性化专属驾驶舱、项目状态报告以及项目报表等三个维度的数据，让年中汇报更加高效、轻松。