纵观企业费控模式进化史,从1.0手工报销模式到2.0线上报销模式,再到3.0移动报销模式,企业对费用管控的模式与技术虽然在不断升级迭代,但始终没有将消费端纳入费控体系,难以形成完整链路和闭环。
智能费控4.0创新提出场景融合新概念,结合费用管控做消费场景的深度融合,以开放式供应链为基础,打造企业自主的非生产消费集采商城,帮助企业首次对外部消费环节实现掌控,完成费控管理全链条闭合。
一、一站式采购,升级员工体验
员工散采一直是费用难管的根源所在,头部企业很早就尝试与TMC合作,实现有限范围内的统一规范集采,一方面可以获取更优惠的集采价格,另一方面在一定程度上压缩了弄虚作假的空间。
但消费场景和消费需求的复杂性,决定了一家或两家供应商很难全部覆盖,且多个系统跳转切换给员工预订、财务结算、服务支持都带来不好的体验。
依托开放式供应链平台,承载企业非生产性消费的“集采商城”顺势出现,从“小卖铺”转为“大卖场”,消费场景的转移变员工散采为集中消费,对私报销转变成了对公付款。员工在集采商城不仅可以便捷一站式完成因公消费,还无需垫资,无需管理消费产生的发票,报销的体验大幅提升。
同时,“商城平台”中商家的服务标准、价格水平、消费规范直接纳入企业内控体系之中,进一步强化了企业对供应链的管理能力。
二、溯源式费控,优化费控效能
当费用发生的双方和过程都置于商城中,企业已有的费控政策或措施才有了落地执行的基础。
从采购交易对象的合规性、采购商品价格的合理性、采购消费的必要性、采购流程的规范性,到有无申请、有无审批、有无预算、是否超标等管控节点的智能匹配,再到交易数据的收集、结算账目的核对、会计数据的记录及档案数据的整理。
集采商城跨越时空、跳出部门岗位、以数据化的形式完成了发票流、资金流、合同流、货物流四流合一,补足了3.0费控跳转模式下事中消费管控的缺失,让智能费控4.0模式突破传统第一次实现了从预算、申请、审批、消费到报销、结算、入账、档案、分析等全流程的全面费控模式。
基于商城采集企业消费的完整数据,平台自动智能分析并输出合理消费、采购建议:
1、在供给侧,不断优化供应商品与价格,定向优化供应链,从源头显性降低企业消费成本。
2、在消费侧,综合评估员工购买行为与喜好,着手改善消费标准与需求匹配度,升级管控措施与协同效率,强化管理增值效益。
3、在管理侧,聚焦费控效能,精准计算费用的投入产出比,实时调配费用支出方向,优化配置,最大化发挥企业资源价值。
至此,随着供应商的整合与消费场景的丰富,大部分因公消费都可以在商城上统一完成,系统将“消费大票”与消费申请自动匹配,员工全场景下的无需报销体验逐渐实现。
但企业集采商城的出现带给企业两大新的挑战:
一是商城采购目录中,产品的聚合并只是简单的数量累加,尤其是对于像酒店这种非标产品,要做到标准化的输出,不让李逵变李鬼,需要从底层数据建立积累,否则比价采购将止步于宣传噱头。
二是海量的对私报销转为对公结算,财务人员需直接处理消费大票,承担更多的对账任务,场景覆盖越广供应商越多,尤其是集团性企业,场景做加法,后台结算做乘法,财务结算压力及风险将呈指数级倍增。
场景融合是智能费控4.0的标志,也是胜意费控云的核心设计理念之一。概念简单易懂,落地实施却困难重重。
作为场景融合设计理念的核心载体,胜意费控云通过搭载各场景集采平台,覆盖差旅、会务、餐饮、用车、福利、办公集采、劳保福利、疗养度假、团建旅游等企业消费全场景,同时集成PC、APP、H5等多元化入口,让员工在指尖就能一站式完成各项因公消费活动。
员工的消费行为被集中化、线上化、透明化,供应商也被纳入企业考核管理体系,再辅之以内控体系的嵌入和费控节点的前置,科学的将“结合费用管控做消费场景的深度融合”这一理念贯彻落地,真正实现企业费用支出的全流程管控。