常常听到外贸业务员抱怨“询盘质量不高”、“有询盘没转化”、“有些客户只是来比价格的”……想必大家都不陌生！
但难道只有询盘问题、客户问题吗？我们自身的处理真的没问题吗？我想只有更多的自省自查我们可以控制的问题，优化我们的工作方式和回复技巧，才能最大限度的提升询盘成交转化率！
一.回复外贸询盘时经常犯的错误
1.仓促回复询盘
做业务的人都一样，当收到客户的询盘就会非常高兴，然后立即就回复对方，但是，很多人由于高兴过了头，在匆忙回复邮件时缺乏一个系统的分析过程，导致邮件内容考虑不周全，信息不清晰。所以建议大家以后在收到询盘后先花费30分钟时间来分析一下询盘内容和客户，然后进行正式回复。
确保在你发出回复邮件前，你尽可能摸清了对方现阶段存在的需求和痛点。如果你的回复是针对客户所想要获得的信息展开表述，且恰当并准确的传达你的专业和产品的价值，那么自然能最大程度的赢得客户的“芳心”。
2.盲目报价
在做业务时，应该习惯将所接触的客户进行归类，如终端客户和贸易商，或者是大客户和小客户。这样做的好处是，我们可以根据不同的客户而作出不同的报价，同时在后续的跟进中，也能做到清晰有序，主次分明。
例如通常对于终端客户而言，他更注重的是产品的质量，而非价格。而对于贸易商而言，能引起他对产品感兴趣的，可能就是价格优势了。
那么对应到平时在收到客户的询盘之后，先花点时间到客户的网站了解一下客户类型，以及具体是做什么产品的，再针对一些突出点给客户进行针对性报价才能更有吸引力。
3.简单报价
现在常有一些业务员在报价的时候，都不太愿意花时间做一个比较完整的报价单，尤其是老业务员们，经常只简单的报一个价格给客户。
但是客户往往希望能从报价单里知道得更多，他们希望你尽可能地发一份详细完整的报价单。如果你只是敷衍了事，这会让客户离你越来越远。
4.业务知识不够全面
做业务不能光凭自己的想象，要从对方的角度想，他们会关注哪些内容。不要应付和糊弄客户，要专业完整的回答客户所有的问题。能做到的明确告知，不能做到的也要告知可替代的方案。
5.报价后不跟踪
很多外贸业务员在这一点上做的都不好，报了价之后就坐等，有时候客户就在你等的过程中被别人抢去了。
所以说报完价后一定要有条理的跟踪客户，客户不回复可能是没有收到报价单，又或者是客户觉得价格太高了而没有回复，更或者是客户收到报价太多而忽略
二.外贸询盘的分类和回复技巧
第一类询盘(优先级处理的询盘)
1.有称呼，这是比较仔细且有礼貌的客户，会加上收信人的称呼。
2.明确告诉你对什么产品感兴趣，要求你报价。可能会具体到数量、规格、包装、产地、质量标准、交货时间、提供相关证书、到货港口等，代表他是有诚意来买东西的。
3.简单介绍他们公司背景，表示他有心引起你的兴趣，愿意多让你知道他一点。
客户分析：
发送这类询盘的客户，采购意向一定是非常明确且强烈的。对产品、行业了解，他们对供应商的要求一定是专业的。对价格敏感，同时也注重产品的品质。所以在回复询盘时，要处处体现你的专业及对产品的了解。
回复要点：
1.通过客户对自己的介绍以及留下的信息，尽可能的进行调查分析，了解更多客户的资料。主要可以通过谷歌、官网、社媒主页(Facebook、领英)等展开查看蛛丝马迹，去寻找了解客户的规模、性质、经营范围等。
客户背景调查与分析思路
2.直接报实价，互联网经济的时代，一个询盘只发给一个供应商的情况基本不存在，货比三家才是常态。对于初次的接触，客户不会有太多时间和你讨价还价，同样的品质，如果你的价格偏高，那这封询盘可能就不会有下文。
3.客户在询盘里询问的内容，务必一个不落地回答。还是那句话，能一次性解决的问题，就不要来来回回好几回。既要专业，又要注重效率。
4.客户没有询问到的基本信息也要体现出来，如：产品图片、产品名称、货号、参数规格、认证信息、单价、数量、付款方式、包装、发货期限、运输时间等。
5.如果客户询问的产品有好几种型号，可以对各种型号分别报价，做足功夫，让客户最省心地选择。
6.多用产品和贸易上的专业术语，表示你是专业的，客户把订单交给你可以放心。
7.响应迅速，你慢一步，可能别人就捷足先登了。
8.请客户不管价格可否接受，都能回复给你，因为这有助于使你明白你是否还有地方需要改进(这里要尽量委婉，而不是谄媚)。
第二类询盘(第二优先级处理的询盘)
明确告诉你对什么产品感兴趣，要求你报价，除此之外没有其他信息了。
这类客户，往往多处于观望和比价，采购意愿并不迫切。或者本身并不是非常专业的客户，可能是刚刚入行，需要你的引导。这类询盘可以放在第二优先级处理，但千万不要轻视这类询盘，当客户确定了自己的需求之后，前期你的努力会为你带来好的结果。
客户分析：
只对自己要什么产品明确，往往是处于对市场探求、了解行情的阶段。如果是中间商，他大概率还没有拿到他的客户的订单。这类客户需要你去引导，设好选择题，让他选择，不要等着客户告诉你他要什么。同时你要清楚的认识到，这条询盘他也发给了若干个其他供应商，那么这又是考验你响应速度的时候，越先专业的回复，越是占尽先机。
回复要点：
1.不要以为客户对数量等不明确，你也可以偷懒只报一个价格，完整专业的报价单在任何客户眼里都是一项加分。
2.可以采用梯度报价，采购数量不同、价格不同，帮助客户决定要采购多少。
3.推荐1-2种类似产品给予简单报价，并告知客户，如有兴趣可以为其做详细介绍，争取二次联系的机会。
4.请客户无论有任何需求，都能答复你。
5.对这样的询盘要有心理准备，报价后很有可能很久得不到回复。这时不要急躁和失落，请给客户时间，因为他需要选择，或者等待他的客户的回应，或者为以后的采购做准备。可在报价后的1-2周里再去一封邮件，询问情况，也表达你对他的重视。
第三类询盘(次级处理)
只告诉你，我对你的产品有兴趣，请给我发报价单，与第二类询盘类似，但是在采购的方向上更加模糊。
但是对于外贸业务员而言，内心要始终相信，发询盘的客户一定是有目的的，只是他自己也不清楚自己到底要什么，这类客户往往是行业里的经销商，采购什么取决于他的客户要什么。所以他同样需要你专业的介绍和引导，转而介绍给他的客户。想要拿下这类客户的订单，你需要花更多心思。
客户分析：
通常是当地的经销商，甚至没有特定行业，什么赚钱就贩卖什么。这类客户需要你的引导和推荐，转而推荐给他的客户。由于不专业，在产品的介绍上你需要更加贴心。
回复要点：
1.对自己公司的介绍可以详细一些，告诉他我可以为你提供什么样的产品，什么样的服务。
2.推荐给他自己最有优势的产品，如价格最优的、质量最好的、最适合当地市场的、交货期最快的等。对每一种都做一个详细介绍，产品的图片、型号、参数规格、认证信息、单价、最小起定量、包装等，做好表格让他去推销给他的客户，让他省心省力。
3.表达如果需要样品，可以随时提供，争取二次联系机会。
4.这样的询盘需要等待的时间比第二类询盘更加长，第二次跟进时不要直接询问上一次的报价如何，这样会让客户觉得你在逼他做决定。事实上，这个阶段他还在等他的客户的决定，可以问候一下，顺便告诉他，有任何消息，请第一时间让你知道。有任何对于其他产品的需求，也请第一时间让你知道。如果期间你有新产品，你也可以主动推荐介绍。
第四类询盘(最次级处理)
1.上来就要样品或邀请函、投资信息等。
2.对产品和自己的公司只字不提。
这类询盘不排除骗样品和邀请函的情况。
客户分析：
不是真实客户的可能性较大。可尝试回复一次，如果对方不提产品，一心只要邀请函或样品，基本可以放弃，不要浪费时间在这样的询盘上。
另外来自不同国家的客户，他的关注点是不一样的。比如：欧美买家注重产品的质量、认证，所以在报价时，把产品的质量信息、认证信息放在首位，重点突出你的质量优于别人。中东、非洲买家注重价格低廉，对于质量无所谓，只要便宜的就行，回复时就给他报最便宜的产品，价格放在最前面。
最后针对询盘回复请注意：及时回复！及时回复！及时回复！但一定不是仓促回复！不是仓促回复！不是仓促回复！这两个有着本质的区别。
看完所有邮件并且根据事情的重要性列出清单，清单的列表我一般分为：重要紧急邮件，重要不紧急，紧急而不重要，不紧急也不重要。并在看完所有的邮件后先给客户回一封回复：“邮件已经收到，您的事情（邮件）会很快处理（回复）”。
这样处理邮件的方式首先是一种礼仪和礼貌，并且保证邮件回复的及时性，这样客户的心里就会非常舒服，也体现了我们对于客户非常重视，并且给自己留了足够的处理时间。
之后就根据邮件的列表，根据邮件内容的轻重缓急一一处理。处理完一个邮件事项就在列表划掉一个事项，一直到处理完所有的邮件，这样邮件处理的效果就会非常高效。
请记住，计划性和统筹性是最高效率的工作方式。
因为如果没能做到及时回复，被其他供应商抢占商机，可能原本属于你的订单就这样溜走了。
外贸有专业的流程，也有方法可循，在实际的客户开发与跟进过程中，都应不断归纳总结，梳理出自己得心应手的“套路”。
而对于外贸询盘的回复时，注重上文中所提到的关键要点，当真正掌握了以上技巧并变为习惯时，你的询盘回复技能就会快速增长，你的询盘成交转化率也会大幅提升。
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