最近，我负责了一个中大型的软硬件集成的项目，是对某单位的车间进行智能化改造，以提高生产效率，要确保设备运行的稳定性和安全性。项目会涉及到大量的硬件采购、安装以及多个软件的开发、集成，所以在实施过程中遇到了多个难点。例如：
系统集成困难：不同系统之间的数据交互存在困难，导致设备之间的协同工作出现问题。
技术难度高：项目的软硬件集成方案需要同时考虑硬件设备的兼容性和软件系统的稳定性，技术难度较大。
成本管控难，项目预算容易失控：成本管理涉及到人力、采购、费用等多个维度，实际使用数据收集复杂，影响科学决策，最终造成预算管理失控。

以上几个难点让我印象最深刻的是项目的预算管理，没想到是这次会这么顺利！系统集成以及技术难度高这些都还能找供应商外包解决，但是预算管理一失败，这项目就白干了。
在之前公司也做过类似的项目，就遇到了项目预算失控的难题：由于软件开发投入了大量的人力成本、采购设备又受市场波动的影响，导致项目实际成本大大超过预算，最终不得不跟客户协商，增加了部分预算，才得以成功交付。

这次的项目预算管理之所以这么轻松，主要是由于公司内上的专业的项目管理软件——易趋（EasyTrack），帮我解决了项目预算计划制定不全面以及实际使用数据收集等难题，所以本期内容就简要给大家分享下，如何利用一款合适的项目管理软件高效进行项目预算管理。

1.借助合适的项目管理软件，高效解决项目预算管理难题

1.1难点一：如何制定一个全面的项目预算计划？
由于这次项目比较复杂，所需的人力资源以及采购的硬件设施都比较多，同时还要考虑到人员的差旅成本等等，在进行项目预算计划制定往往会有疏漏的情况发生。

1.1.1应对措施：项目预算计划制定支持按阶段/按年/按月等多种方式来进行详细分解
我借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，进行项目预算计划制定时，可以根据需求按照项目阶段/按年/按月三种方式来进行分解，我一般选择按照阶段来分解。按照项目不同阶段进行总结分析，更加适合后续的执行、监控。

1.1.2应对措施：支持项目成本预算以及收益预算两种计划制定
项目预算管理的重点在于项目成本以及收益管理这两大块，通过这两个数据的对比分析，则能明确项目预算是否超支。我借助易趋（EasyTrack）项目管理软件能分别制定项目成本和收益预算计划；还支持后续的执行监控，系统能自动钻取相关数据，进行实际和预算的偏差数据展示。

项目成本预算可以包含人工、采购以及自定义成本类型三种，我觉得自定义成本类型比较方便，不同的项目会有一些特殊的需求，这样就可以根据自己需要来进行自定义了。

（易趋项目成本预算计划视图）

而项目收益预算可以包含直接收益以及自定义类型的收益。项目的直接收益可以关联到销售合同，按照阶段分解后，也便于我跟进回款情况。

（易趋项目收益预算计划视图）

1.2难点二：如何高效进行项目预算计划的变更管理？
当然这种中大型项目，变更的情况也非常常见，要想进行规范化的项目预算的变更管理，那么审批流程的时间就格外长，还涉及到各种开会沟通。等一个审批流程下来，项目进度可能就严重延误了。

1.2.1应对措施：支持规范化的变更管理以及版本对比
我借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，可以进行规范化且高效的项目预算计划的变更管理。对于一些需要变更的项目预算计划可以直接在系统上进行修订；系统支持设置审批流程，便于管理层在线上直接进行高效审批。

审批通过后，会自动生成新的基线版本，同时可以支持进行不同版本比较。这样我就能了解到具体是哪些维度进行了调整，后续进行决策时，也能提供一定的数据支撑；同时也进行了工作留痕，便于后续追溯。

（易趋项目成本预算计划-版本对比视图）

1.3难点三：如何高效进行实际使用数据统计？
项目预算实际使用情况的统计及分析应该是管理过程最难的一个部分。我这个项目涉及到多个部门和成员，很多数据都不能及时收集、汇总分析，容易导致风险无法及时识别、解决。我借助易趋（EasyTrack）项目管理软件进行项目预算管理后，可以轻松获取相关数据以及分析报告，数据统计的工作轻松很多。

这是由于易趋（EasyTrack）可以实现对项目全过程、全业务流程的规范化管理，除了满足项目核心的计划和任务的管控，也包含项目过程中的费用、工时、采购销售等多维度的管理，基于项目维度获各个业务流程的信息数据，节省了多个软件来回折腾查看数据的时间，工作效率更高。

1.3.1应对措施：系统自动收集相关数据并提供可视化视图展示
我主要是查看人工、费用、采购以及收益等四个模块的实际情况：
人工预算模块的实际数据，系统会抓取项目成员填报反馈的工时单来获取；
费用预算模块实际数据，系统会抓取项目成员填报的费用报销单获取；
采购预算模块实际数据，系统会通过抓取关联到项目的采购合同付款记录获取；
收益预算模块实际数据，系统会通过关联到项目的销售合同回款记录来获取。

（易趋项目概况视图）

系统自动收集各个维度的项目实际支出数据与预算、进行偏差分析，并采用红黄绿三色进行可视化展示，绿色代表正常，黄色代表稍微超支，红色代表严重超支。如有超支的风险，我能第一时间收到系统会发送的通知提醒，及时采取措施。

（易趋项目成本实际与预算偏差对比视图）
我借助易趋（EasyTrack）项目管理软件，对项目预算进行以上几个维度的全面管理，这次项目的预算管理一直处于正常推进的状态，偶有风险发生，也能及时识别并采取措施。

2.总结

对于这种复杂的中大型项目来说，做好项目预算管理至关重要，否则就面临着项目成本超支、交付失败的风险。而项目预算的管理离不开项目各项运营数据的高效收集及分析，但这也是工作中的一大难点，这种情况下借助专业的项目管理软件，可以轻松应对。那么大家都是如何高效进行项目预算管理的呢？欢迎评论区分享。