在数字化转型的浪潮中，工程设计单位和企业设计部门面临着电子图文档管理的巨大挑战。随着电子图纸和文档数量的激增，如何有效组织、管理和共享这些资源，成为提升工作效率和保障信息安全的关键。本文将探讨当前图文档管理面临的问题，并提出创新的解决方案。
当前图文档管理面临的挑战
1. 组织与管理难题
工程设计单位或企业设计部门积累了大量的电子图纸和文档，如何有效组织这些资源，构建企业信息共享环境，成为首要问题。
2. CAD软件应用局限
许多企业的CAD软件应用还停留在辅助绘图水平，缺乏进一步提高设计工作效率的手段。
3. 数据查找效率低下
设计人员每天约有30%的工作时间花费在查找图纸和资料上，这严重制约了工作效率。
4. 电子图文档管理不足
国内企业对电子图文档管理的认识不足，尤其在动态图文档管理方面，导致电子图文档无法有效组织和管理。
5. 文件系统局限性
用户目前主要基于文件系统进行图文档管理，这种方法存在目录结构随意、文件名无法准确表达内容、权限控制简单等问题。
创新解决方案：三品软件图文档管理模块
为了应对上述挑战，三品软件图文档管理模块提供了一套全面的解决方案，旨在实现企业内部文档的有序安全共享，并帮助企业高效管理图纸文档。
解决方案核心要素
1. 基于描述信息的图文档组织结构管理
通过基于工程信息（如名称、创建人、图号等）的描述，而非仅依赖文件名，实现图文档的组织结构管理。
2. 共享数据的安全性管理
实现更精细的权限划分，如可见性、浏览和复制权限，确保数据的安全性。
3. 图文档数据一致性管理
采用锁定机制防止多个用户同时修改同一图纸，保证数据一致性。
4. 图文档版本管理
解决版本生成、历史版本保留、修改记录跟踪、版本演化历史跟踪和确定当前有效版本等问题。
5. 图文档内容的快速浏览
采用更简便的技术显示文件内容，支持不同格式文件的浏览。
6. 图文档的快速查询和检索
基于工程描述信息进行快速查询和检索，无需关心文件存储细节。
7. 归档及图库管理
将完成的项目图纸和文档归档，提高CAD图纸的重用性，建立企业通用图库。
三品EDM系统：企业图文档协同管理系统
三品EDM系统是一个企业图文档管理及协同办公平台，它支持从概念创意到产品报废全生命周期的信息管理。EDM系统帮助企业建立完善的文控体系、实现知识管理，优化业务流程，提升管理水平和办公效率。
EDM系统关键优势
全生命周期管理：覆盖从概念创意到产品报废的各个阶段。
知识管理：帮助企业搭建起完善的文控体系，实现知识管理。
协同办公：基于业务模式的流程模块，优化和固化各种业务流程。
内控能力提升：不断地提升企业内控能力、管理水平和办公效率。
结论
电子图文档管理是工程设计行业和制造业设计部门工作的一个重大瓶颈。通过三品软件图文档管理模块和EDM系统，企业可以有效地解决组织结构管理、数据安全性、一致性、版本管理、快速浏览、查询检索以及归档等关键问题。这不仅能够提高设计效率，还能保障信息安全，实现资源的最大化利用，推动企业的数字化转型和创新发展。
