2024最值得推荐的10款开源免费文档管理软件

本文将为大家分享9款开源文档管理系统：Bitrix24、Kimios、OpenDocMan、Papermerge、Nuxeo、OpenKM、Teedy、FileRun、SeedDMS。

在现今充满数字化的世界里，不论大小，各种组织都会产出很多文件、图片等数字化内容。好好管理这些信息对于组织的顺畅运作和保持其竞争力非常关键。这正是文档管理系统（DMS）和文档协作工具派上用场的时候。不管你是小企业的老板还是大公司的一份子，本文能帮你找到适合你需求的DMS解决方案。

尽管市面上有很多商业DMS方案，挑选一个合适的并不简单。本文会介绍九大开源文档管理系统，这些系统能帮助组织有效地管理他们的数字内容。

文档管理系统能用来做什么

文档管理系统（DMS）软件使得组织能存储、整理和管理电子文档及文件。它能确保用户在需要时找到正确的文档，简化文档的创建和审批过程，减少文档遗失的风险。开源DMS的一个主要好处是提升组织的工作效率和生产力。通过把所有文档放在同一个地方，团队成员就能轻松地一起工作和分享信息。

DMS还有一个重要的作用是帮助确保遵守法律和监管规定。像医疗、金融和法律这样的行业，对敏感文档和数据的管理有着严格的规定。DMS能通过提供安全的存储、访问控制和审计追踪功能，帮助组织满足这些规定，追踪谁访问、编辑或删除了文档。这样不仅确保了合规性，也减少了罚款、处罚和法律责任的风险。

使用开源文档管理系统和非开源文档管理系统的区别

选择开源文档管理系统通常意味不需要支付软件购买成本，但可能面临需要招聘专门的技术人员进行配置、开发、维护，其成本远远超出购买一个商业文档管理系统的费用。相反，非开源（商业）文档管理系统提供专业的支持和易用性，以及与企业现有管理软件的良好集成。、

组织在选择时应权衡这些因素，以找到最符合其需求、预算和技术能力的解决方案。

九大开源文档管理系统和一款免费文档管理系统

1.PingCode

PingCode国内知名文档管理系统，为25人以下小团队提供免费版本，支持私有部署、满足麒麟、信创等国产化诉求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大、来也科技、中泰证券等。

PingCode 主要用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。适用于企业几乎所有类型团队，因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队。【地址：PingCode - 知识管理，新一代在线文档协同工具】

PingCode 知识库工具功能包括但不限于：

  • 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；
  • 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；
  • 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；
  • 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；
  • 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；
  • 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；
  • 全局搜索、标签、支持移动端等

PingCode 知识库工具的核心使用场景：

  • 产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；
  • 销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；
  • 教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；
  • 官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；
  • 建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；

软件优点：

  • 产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；
  • 国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；

软件缺点：

  • 不支持多语言；
  • 无法满足百度百科这类知识库的搭建；

【官方地址：https://sc.pingcode.com/tkx00】

2.Bitrix24

Bitrix24是一个受欢迎的开源文档管理系统，提供全面的工具帮助组织有效管理他们的数字文档。使用Bitrix24，用户可以在一个安全和集中的位置存储、编辑、分享和跟踪文档。该平台易于使用，可以根据组织的具体需求进行定制。文档协作：Bitrix24使用户能够实时协作文档，使团队更容易在项目上协作。【官方：https://www.bitrix24.com/】

Bitrix24最适合的用途

用户可以直接从文档管理系统创建任务、分配职责并跟踪进度。

Bitrix24提供了一个强大的工作流程自动化引擎，允许用户创建自定义工作流程。

Bitrix24具有强大的访问控制功能。

你可以在任何地方、使用任何设备访问文档。

支持的平台：Windows、Android、iOS。

Bitrix24价格计划：免费至每月35美元

3.Kimios

Kimios是一个有效、经济的文档管理系统，允许您组织和监控您的文件。Kimios程序的一个独特功能是其与Windows操作系统的直接连接，尽管只有商业许可证才能这样做。该程序基于面向服务的架构（SOA）的客户端-服务器范式运作。具有可配置的搜索引擎。包括签入和签出功能。【官方地址：https://www.kimios.com/】

Kimios最适合的用途

文档审批流程的工作流自动化和协作。

文档版本控制，用于跟踪变更并确保访问最新版本。

用户权限和访问控制，用于安全的文档共享和管理。

自定义元数据字段，便于文档的分类和搜索。

支持的平台：Windows、Android

Kimios价格计划：联系网站获取报价。

4.OpenDocMan

OpenDocMan被认为是目前可用的最佳开源文档管理系统之一。它是为了满足ISO 17025中概述的文档管理标准而开发的。OpenDocMan也非常易于设置和使用。为了满足他们的文档需求，越来越多的财富500强公司、小企业、教育机构、联邦机构和个人都在转向它。此外，它还提供十种其他语言。【详情：https://www.opendocman.com/】

OpenDocMan最适合的用途

全面的搜索功能和自定义元数据字段便于文档的组织和检索。

访问限制和用户权限，用于文档的安全管理和分发。

通过电子邮件发送文档审阅的通知和提醒。

控制文档版本和审计跟踪以进行监控。

支持的平台：Windows、Android

OpenDocMan价格计划：免费至每月99美元

5.Papermerge

Papermerge是一个开源的文档管理系统，它使存储、组织和管理数字文档和文件变得简单。它拥有用户友好的界面和旨在加速文档管理过程的各种功能，使得生成、协作、审阅和分享文档变得更简单。使用Papermerge，用户可以对文档进行分类、添加标签和评论，并进行全文搜索以快速找到所需信息。该平台是可适应的，可以根据组织的需求进行定制。【地址：https://www.papermerge.com/】

Papermerge最适合的用途

OCR（光学字符识别）功能允许自动扫描和索引文档。

为用户提供受控访问和权限，确保文件共享和管理的安全。

标签和元数据字段可以根据用户的需求进行配置。

通过工作流管理系统自动化文档的审批和评估过程。

支持的平台：Windows、Android、iOS

Papermerge价格计划：免费使用。

6.Nuxeo

Nuxeo是为跨国公司提供的云原生内容服务的行业标准。Nuxeo平台可以管理静态内容（PDF、Word文档等）和丰富媒体资源，无论数据大小或位置如何。Nuxeo利用云技术、最小代码和可训练的AI等尖端技术，革新了用户与数字内容和丰富媒体资产的互动方式。用户可以详细查看内部团队、外部机构和其他任何人产生的任何内容。Nuxeo云允许企业使用尖端工具，无需担心维护和升级其底层基础设施的麻烦。【地址：https://www.nuxeo.com/】

Nuxeo最适合的用途

利用我们的可训练AI快速开发智能内容应用。

内容可以提供新的业务特定洞察。

即使是最大的企业也能高效扩展，利用我们的联合架构处理现有内容。

支持的平台：Windows、Mac

Nuxeo价格计划：联系客户支持获取帮助。

7.OpenKM

OpenKM是一个基于云或本地的文档管理系统，帮助组织通过收集、处理和保护来自各种数字来源的数据来管理文档。它通过允许企业修改和与其员工共享文档来促进团队合作。OpenKM通过捕获数字签名、生成XML文件中的发票和通过指定元数据值上传文档，促进团队之间的信息共享，解决问题和做出决策。管理员可以利用这个仪表板监控文档修订并限制对敏感文件的访问。【地址：https://www.openkm.com/】

OpenKM最适合的用途

OpenKM允许用户通过共享文件、线程对话和电子邮件互动和交换数据。

确定谁可以访问文档以及他们可以对文档进行哪些操作。

OpenKM可以自动化业务流程，减少浪费时间并提高生产力。

为所有商业和记录保存活动维护完整的审计跟踪。

支持的平台：Windows

OpenKM价格计划：免费使用。

8.Teedy

在组织您的数字文件和文档时，开源的Teedy系统是您的最佳选择。Teedy允许用户将所有文件保存在一个地方，与团队共享，并从任何设备查看它们。系统的标签功能、高级搜索工具和元数据字段使得组织和查找文档变得简单。Teedy通过精细的权限和访问限制，确保您的文档在在线共享或存储时保持安全。平台的灵活性使其适用于不同规模和领域的企业。【地址：https://teedy.io】

Teedy最适合的用途

支持Markdown进行文档编辑和格式化。
Web Clipper工具用于捕获和组织网页内容。
看板板用于可视化和跟踪文档工作流程。
文本到语音功能用于大声读出文档。

支持的平台：Windows

Teedy价格计划：免费至每月19美元

9.FileRun

FileRun是一个开源的DMS，提供了一个用户友好的环境来处理数字文档和文件。FileRun是一个强大且多功能的解决方案，用于存储和共享文件，与同事协作以及管理数字资产。FileRun提供了多种工具来帮助用户管理他们的文档，如版本控制、全文搜索和访问权限。该平台还拥有一个强大的图片编辑器，因此用户可以在不离开应用的情况下调整他们的照片。【地址：https://filerun.com/】

FileRun最适合的用途

高级图像编辑器，用于直接在平台上修改照片。
播放器，用于播放音频和视频文件，无需离开平台。
双因素认证，提供安全的文件和文档访问。
将Dropbox和Google Drive作为外部存储提供商。

支持的平台：Windows

FileRun价格计划：免费使用，适用于用户账户。

10.SeedDMS

SeedDMS是一个基于PHP的分布式管理系统（DMS），可以使用MySQL或sqlite3作为数据库。它是一个适合企业使用的DMS平台，可用于共享和存储文件。它曾被称为LetoDMS。SeedDMS还支持移动界面，得益于引导和改进的用户体验，可以在智能手机上非常有效地使用它。重要的是要包括对元数据的支持，如作者、标签、描述和任意属性。【地址：https://www.seeddms.org/】

SeedDMS最适合的用途

使用索引软件对PDF等广泛文件格式进行全文搜索。
材料目录按层次组织，可以容纳超过32,000份文档。
更细粒度的变更通知。
文档审查和批准的流程。

支持的平台：Windows

SeedDMS价格计划：免费使用。

总结

文档管理系统是寻求优化其文档处理操作、提高生产力并确保安全存储和交换文档的公司的关键工具。开源文档管理系统提供了一种成本效益高且灵活的解决方案。

从Bitrix24到Papermerge，Teedy到FileRun，可用的开源文档管理系统提供了多种功能，旨在满足不同企业的需求。有了文档管理系统，公司可以减少文件归档错误或丢失的风险，加快文档审查和批准过程，并改善团队沟通。

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