11款文档管理系统 (DMS)包括：1.PingCode 知识库；2.DocuWare ；3.Dropbox Business ；4.eFileCabinet ；5.Google Drive ；6.Laserfiche ；7.LogicalDOC ；8.M-Files ；9.OnlyOffice；10.SharePoint ；11.VIENNA Advantage。
文档管理系统是一种工具，通过软件来处理电子文档和纸质文档的扫描件。它起初是用来把纸质文件数字化的，因此有时也被称作电子文件柜。
使用DMS可以极大地改善你的业务运作方式，让你有更多时间关注业务的重点区域，因为它能让捕捉、数字化和标注文件变得既快捷又简单。一个好的DMS不仅可以自动化地管理文档，还能提供安全性增强、促进协作和自动化合规性等额外好处。
因此，在选择适合自己的DMS服务时，不仅要考虑目前的需求，还要考虑随着业务增长将来可能的需求。
文档管理软件必须有的关键功能
虽然不同的企业有不同的文档管理需求，但有几个关键功能是任何文档管理系统都应该具备的。
1、定制访问限制的安全功能
任何DMS都必须能够定制访问权限，这是保护数据的关键一步。通过控制访问，你可以更灵活地合作和使用DMS。你能为不同的人、部门、团队乃至供应商或客户设置特定的访问权限。 如果没有这种灵活性，你的DMS可能功能有限，可能除了某些小企业场景外，用处不大。但是，每个大小和类型的企业都可以通过访问权限来增加其价值，这就是为什么访问限制是任何DMS必备的功能。
2、存储多种文件类型的能力
企业需要处理多种不同的文件，因此文档管理系统必须能够适应各种类型的文件存储。如果你的DMS只支持有限的几种文件类型，你可能需要使用多个DMS，这可能会给你的团队增加额外的工作负担，甚至导致业务信息系统的重复。一般而言，一个系统能做的越多越好——这样你就能利用其灵活性来简化业务流程。
3、快速定位和访问重要文件的搜索功能
你的DMS的目的是为了改善文件的使用和访问。如果不能搜索文件，你可能就无法访问到需要的重要文件。不同的文档管理系统提供不同的搜索选项，所以你选择的DMS应该根据对你特定需求最有用的搜索选项来决定。
4、文档历史的审计和追踪
通过追踪文档的更改和进行审计，你可以更有效地管理文件，并确保只有获授权的更改被作用于你的文件。这对于文件的合规性很有帮助，因为你的内部或法规要求你必须仔细地进行审计。因此，包含审计和追踪功能的DMS是必不可少的。
5、文档及其备份的版本控制
你的文档管理系统应该能够跟踪文件的更改历史，这样你就可以轻松回溯到旧版本，同时清楚地看到随时间对文件做出调整的是谁。如果遇到数据丢失或其他重大问题，系统应该能提供备份文件。
6、使用简便性
重要的是，你的文档管理系统要足够简单，以便你和你的团队能够轻松地依赖并使用它。如果系统过于复杂，可能会导致团队成员不愿意全面采用，从而影响其效率。
11款文档管理系统
随着数字解决方案越来越受到各种组织和企业的欢迎，传统的文件柜逐渐被淘汰。但在众多选项中找到最适合自己业务的系统可能会很困难。下面列出的是2021年最受欢迎的十大文档管理系统。
1.PingCode 知识库
适用范围：各种类型和规模的团队，但更受技术团队的欢迎
核心能力：主要用于搭建团队知识库、文档管理、多人协作编辑、文档对外分享等。适用于企业几乎所有类型团队，因为能关联需求、测试、缺陷等环节，所以在软件开发团队的使用体验可能远超其他团队。
这是一款国产的成熟知识库工具，支持本地化部署、saas等购买方式，且能够满足麒麟、信创等系统要求。知名客户包括中国科学院、中国联通、小红书、长城汽车、西安交大、来也科技、中泰证券等。
PingCode 知识库工具的核心使用场景：
- 产研文档管理，如：技术规范、PRD需求文档、测试说明、流程制度说明；
- 销售/客服支持，如：产品介绍、使用说明、解决方案、常见问答、在线手册等；
- 教育/培训，如：帮助培训师和学员共享、管理和学习资料、视频，提高学习效率和质量；
- 官网文档，如：帮助中心、操作手册等资料直发布到对外网站上，搭建对外宣传和帮助支持窗口；
- 建立内部问答社区，如：公告发布（新制度、公示、月报…）、资料收集、创意征集、内部问题讨论、竞品情报等；
PingCode 知识库工具功能包括但不限于：
- 多人实时在线协同编辑、信息实时保存同步、历史版本快速追溯；
- 文档支持共享、关注、评论、批注，可在消息/飞书等第三方账号收到提醒；
- 支持富文本编辑，支持插入图片、表格、思维导图、画板、视频、Markdown、代码块、页面、附件等，支持模板创建、复用；
- 与研发项目管理、测试管理具体工作项深度关联，形成“需求-开发-测试-知识沉淀”管理闭环；
- 页面与工作项相互关联，页面支持插入工作项及工作状态，具体工作项可直接关联知识库或页面；
- 支持页面级的权限管控、以及水印、审计等安全能力；
- 全局搜索
软件优点：
- 产品开箱即用，简单易上手，产品服务口碑好；
- 为25人以下团队免费提供基础版本，付费版本399元/人/年
- 国产化，支持信创、麒麟等；
- 支持私有部署、定制化以及Saas等购买方式；
- 国际信息安全体系认证和精细权限管控，安全有保障；
软件缺点：
- 不支持多语言；
- 无法满足百度百科这类知识库的搭建；
【官方地址：https://sc.pingcode.com/tkx00】
2.DocuWare
概述：自1988年成立以来，DocuWare就成为了领先的文档及内容管理软件，支持16种语言，服务于包括IKEA和Sony在内的大公司。
适用对象：DocuWare适用于需要数字文档管理和自动化工作流程解决方案的各种规模的组织，涵盖制造业、零售业、医疗保健和政府等多个主要行业。
主要特点：
- 支持Windows桌面、网络浏览器或iOS/Android移动应用。
- 提供面对面和远程培训，客户支持在正常工作时间提供。
- 包括协作工具、合规性跟踪和电子签名等功能。
- 具备文档归档、组装、索引和保留等特性。
- 支持光学字符识别（OCR）、文件恢复、版本控制和离线访问。
- 可以与500多个不同应用程序集成。
- 用户界面友好，直观，具有有效的拖放功能，允许用户在不离开主控制台的情况下同时处理多个文档。
评分：在G2上得到4.4分（满分5分）。
价格：DocuWare提供免费试用，基础计划每月300美元，为四名用户提供20GB存储空间。
DocuWare提供了强大的管理工具，使得创建多个访问配置文件成为可能，包括查看和编辑的权限。支持创建多个文件托盘以便于文件分离和组织。然而，其客户支持反应有时较慢。
3.Dropbox Business
概述：Dropbox是一个云存储和协作平台，旨在减少日常工作的繁琐，帮助专注于重要事务。Dropbox Business支持公司无限制地成长，同时能够完全控制重要的公司信息和用户活动。
适用对象：Dropbox Business非常适合需要团队协作的用户。
主要特点：
- 在Windows/Mac桌面、网络浏览器、iOS和Android应用上运行。
- 提供实时培训和24/7实时代表支持。
- 包括协作工具、电子签名、版本控制和合规性跟踪等功能。
- 具备文档归档、组装、索引和保留等特性。
- 支持文件恢复、文件类型转换、离线访问。
- 包含用户和角色管理的管理功能。
- 为企业实体提供了大量存储空间，是团队协作的优秀工具。便于共同进行项目工作、修订文档和创建系统备份。
评分：在G2上得到4.3分（满分5分）。
价格：提供免费试用，标准计划每用户每月12.50美元（起始于五个用户）。为了获得更多高级功能和无限存储，高级计划每用户每月20美元。
导出文档时可能面临挑战，因为工具有时会显著延迟。Dropbox Business在加载和卸载大型文件方面的速度可以进一步提升。
4.eFileCabinet
概述：eFileCabinet为企业整合了智能组织、自动化工作流程、安全地分享文件和处理电子签名请求的一站式平台。
适用对象：这个平台特别适合各种规模的企业进行内容管理，无论是会计、建筑、房地产、制造业还是医疗保健等行业。
主要功能：
- 支持云端和本地部署。
- 可在Mac和Windows操作系统上运行，同时支持iOS和Android移动应用。
- 包括工作流管理、光学字符识别（OCR）、安全的文件分享、电子邮件导入以及电子签名等功能。
- 支持文件类型转换、版本控制、文件恢复和文档归档。
- 提供面对面和远程培训，以及全天候客户支持。
- 优点在于，提供云端和本地的选择，使客户可以根据自己的业务需求灵活选择。
评分：在G2平台上获得了4.4分（满分5分）。
价格：eFileCabinet提供三个订阅层级：
- 优势套餐：每用户每月55美元（年付），至少需要三名用户。
- 商业套餐：每用户每月99美元（年付）。
- 无限套餐：每用户每月199美元（年付）。
eFileCabinet的一个潜在缺点是缺乏自动化文档组装功能。
5.Google Drive
概述：Google Drive是一个任何拥有Google账户的人都能访问的基于云的文档管理系统。它使得存储、同步和分享文件变得非常简单。
适用对象：这个工具非常适合需要协作处理实时项目的团队。Google Drive的分享和实时编辑功能让专业协作达到了新的高度。
主要功能：
- 提供大量存储空间，适用于多种文件类型。
- 可以与Google的其他产品以及外部应用和文件集成。
- 拥有强大的搜索功能，可以按文件类型或名称查找文档。
- 支持文件转换、文件编辑历史记录、云端备份，使设备间同步和文件恢复变得简单。
- 提供易于与外部成员共享文件的功能，既可以通过链接共享也可以通过电子邮件共享。
- 部分文件和账户支持离线访问。
- 优点是用户界面直观，内置的搜索引擎效率高，允许按文件类型和所有者进行搜索。
评分：在G2平台上得到4.7分（满分5分）。
价格：免费提供给单个用户15GB的存储空间，用户可以支付额外费用以获得更多存储（按月计费）。GSuite订阅包括基础计划的30GB存储空间，每用户每月6美元，适合商业使用。最受欢迎的商业计划提供无限云存储，每用户每月12美元。完整的价格信息，请访问Google网站。
Google Drive最大的特点是易用性。它操作简单，并提供了大量的客户支持。但是，改善文档和文件夹分类和排序的功能是一个改进点。
6.Laserfiche
概述：Laserfiche提供了智能文档管理和业务流程自动化服务。它通过强大的工作流程、电子表格、文档管理和分析功能，消除了手动流程，加速了业务的完成速度。
适用对象：Laserfiche平台适合会计、建筑、教育、房地产、制造业和医疗保健等行业的各种规模企业进行内容管理。
主要功能：
- 在Windows操作系统上运行，并支持iOS/Android应用以及基于网络的访问。
- 包括协作工具、电子签名和合规性跟踪。
- 提供文档归档、索引、保留、版本控制和离线访问等功能。
- 支持文件恢复和文件类型转换。
- 包含业务流程管理、工作流程管理和企业内容管理等功能。
- 优点是通过自动化提高了效率，简化了申请流程、案件管理，并消除了员工入职的文书工作。Laserfiche让业务内部的数字文档创建、存储和发送变得简单，加速了通信并促进了基于数据的决策，因为所有信息都集中在一个地方。
评分：在G2平台上获得4.6分（满分5分）。
价格：产品基于订阅模式，每月50美元。
与其他解决方案相比，Laserfiche的价格可能更高，且不提供文档组装功能。
7.LogicalDOC
概述：LogicalDOC的目标是通过集中于快速的文档检索和业务流程自动化，帮助组织更好地管理他们的文档。
适用对象：由于其灵活性，LogicalDOC适合各种规模的组织，包括银行、医疗机构、机械行业和中等规模的市政机构等。
主要功能：
- 在网页浏览器、iOS和Android应用上运行，并提供多语言界面。
- 支持多语言全文索引、版本控制和文档密码保护等功能。
- 允许进行文档搜索、实现签入/签出功能、添加注释、内部消息传递和通过电子邮件共享文档。
- 在特定功能中允许进行修改。
- 优点在于LogicalDOC直观易用，非常适合规划、执行和管理业务项目。
评分：在G2获得3.5分（满分5分）。
价格：LogicalDOC的社区版是免费的开源软件。提供更大套餐选项，详情请咨询LogicalDOC的官方网站。
尽管免费的开源版本是一个成本效益高的选择，但它缺少某些安全性和文档恢复功能。这些功能可以通过购买付费许可来获得。
8.M-Files
概述：M-Files提供的是下一代智能信息管理平台，它通过帮助人们更有效地查找和使用信息来提升业务性能。与传统的企业内容管理系统或内容服务平台不同，M-Files能够在不打扰现有系统和流程或需要数据迁移的情况下，整合组织内的系统、数据和内容。
适用对象：M-Files特别适合那些依赖纸质流程的小到中型企业。它提供独特的定制选项，客户可以根据需要选择功能，从而使其既灵活又经济。
主要功能：
- 支持定制化，提供可购买和捆绑的其他功能。
- 提供离线访问、文件恢复、文件类型转换和版本控制等功能。
- 提供OCR功能，以增强搜索能力。
- 包含协作工具、自动化工作流、合规性跟踪和电子签名等功能。
- 提供文档归档、组装、索引和保留等功能。
- 提供访问和控制权限工具。
- 优点是M-Files非常安全，提供充足的云存储空间。内容跨设备访问简单，利用搜索功能轻松检索内容，并且团队间共享文件简便，特别是在共同项目上协作时。
评分：在G2上为4.3分（满分5分）。
价格：M-Files提供免费试用。试用后的具体费用根据所需功能和用户数量而定，因为M-Files致力于提供精确的功能需求。
用户界面需要一定时间适应，签入/签出功能需要额外操作和提醒，对于大团队，许可可能变得复杂。
9.OnlyOffice
概述：OnlyOffice是由Ascensio Systems SIA开发的办公软件套件和文档管理系统。被评为“微软宇宙中的多功能军刀应用”。
适用对象：OnlyOffice适用于教育机构（包括学校和高等教育机构）、小型和中型企业、大型企业和政府机构的文档管理需求。
主要功能：
- 提供协作工具、电子签名、文档归档、版本控制、文件恢复、文件类型转换、OCR和文档组装等功能。
- 包括项目管理工具、团队聊天、文件共享和演示工具。
- 在Windows、iOS和Android应用的桌面版本上运行，也可以通过网页浏览器访问。
- 通过实时在线通话提供培训。
- 优点是OnlyOffice在桌面集成方面做得非常好，能够在Linux、Mac OS、Windows智能手机和云上运行，这在市场上是独一无二的。
评分：在G2上为4.3分（满分5分）。
价格：目前提供180天的基于云服务的免费试用。价格根据选择的版本而变化，基于云的版本在订购三年订阅时，每用户每月的价格可低至3美元。其他提供的版本包括企业版、集成版和开发者版。
OnlyOffice缺少合规性跟踪、离线访问和文档索引功能。
10.SharePoint
概述：自2003年首次推出以来，微软的文档管理解决方案随着每次更新都更好地与微软的其他产品集成，使得SharePoint成为了使用最广泛的文档管理系统之一。
适用对象：得益于它在整个微软产品生态系统中的集成能力和处理列表的能力，SharePoint非常适合大型组织来设置他们的访问策略和控制权限。
主要功能：
- SharePoint允许高度自定义，有近65%的用户选择增加自定义功能。
- 支持文件的外部共享。
- 使用库、列表、元数据、记录管理和保留策略等进行内容管理。
- 提供搜索功能，帮助查找文件和联系人。
- 为特定用户群提供合作的团队站点，并允许创建可自定义的子站点。
- 可以通过创建提醒和工作流程来自动化业务流程。
- 优点是这个工具易于使用、配置和部署，保障了数据的安全性，并支持基于角色的访问控制。
评分：在G2获得4.0分（满分5分）。
价格：SharePoint没有提供免费试用，SharePoint在线计划一的起价是每用户每月5美元。最大的套餐，Office 365 E3，每用户每月20美元。完整的价格信息可在公司网站上查看。
转移到SharePoint是一个耗时的过程，通常大公司需要3至5年的时间才能完全采用。用户还指出SharePoint在日常使用中显得有些笨重。
11.VIENNA Advantage
概述：VIENNA Advantage于2005年在德国成立，自豪地成为第一个与企业资源规划（ERP）和客户关系管理（CRM）解决方案安全集成的文档管理系统。
适用对象：VIENNA Advantage是中到大型企业的理想选择，这些企业寻求一个可靠、可扩展、经济高效且得到良好支持的文档管理系统产品，以及与ERP和CRM集成的解决方案。
主要功能：
- 提供基于云和本地部署的选项。
- 提供高度安全的加密、电子签名和版本控制功能。
- 提供24小时客户服务支持。
- 包括索引和光学字符识别（OCR）。
- 自动化工作流程管理。
- 支持定制化。
- 优点是该产品集成了企业资源规划、文档管理系统和客户关系管理于一体。
评分：在G2获得4.3分（满分5分）。
价格：社区版是免费的开源软件。有更大的套餐可通过与VIENNA Advantage代表咨询获得。
VIENNA虽然没有提供移动应用程序，但可以通过网页浏览器访问。
企业不断地收集和管理文件，选择一个可靠且可扩展的文档管理系统变得至关重要。使用文档管理系统不仅可以帮助你的文件保持有序并符合行业标准，还能简化和自动化工作流程。了解了这些顶尖的文档管理系统的最新信息后，希望你能找到最符合你业务需求的系统。
