无论是与合作伙伴共享资料、还是员工需要在家办公时访问公司内部文件，文件的外发都是必要的。然而，这也带来了数据泄露的风险。

如果没有有效的管理手段，敏感信息可能会被未授权的人员获取，进而对企业的商业机密、客户隐私和知识产权构成威胁。

因此对外发文件进行管理是一种必要的手段和措施。

推荐一款域智盾软件，可以帮助企业实现对文件外发的全面控制和管理。

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该软件首先可以对文件进行加密处理。

能够保证文件在传输过程中不会被非法获取或篡改。同时，软件还可以对文件的访问权限进行控制，只有授权的用户才能够访问和下载文件。

在对文件进行加密操作之后，就可以对文件进行第二层严密的保护措施了——外发管理。

一、外发审计记录

支持查看终端用户的文件外发情况，为企业提供详尽的外发审计记录。

通过这一功能，管理员可以清晰地了解内部文件的外发去向，包括外发的文件、接收者、外发时间等信息。

二、外发渠道控制

能够有效地控制文件的外发渠道，防止文件通过未经授权的渠道进行传播。企业可以根据实际需求，设定哪些软件或系统可以用于文件外发，哪些则不可以。

这种精细化的控制可以大大降低文件被非法获取或滥用的风险。

三、外发文件打开的次数、天数等控制

支持对外发文件的打开次数、打开时间范围等进行控制。

企业可以设定文件被打开的次数限制，以及文件的有效期。一旦文件被打开的次数达到设定上限，或者超过了设定的有效期，文件将无法再次打开。

这种限制措施可以有效地防止文件被长时间保存或无限次地传播，从而进一步保障企业的数据安全。

使用该软件，企业不仅可以提高文件的安全性，还可以提高工作效率。由于软件可以自动化管理文件的外发和传输，企业可以省去大量的人工操作，减少错误和疏漏。

同时，软件还提供了丰富的报告和分析功能，可以帮助企业更好地了解文件的使用情况和员工的工作效率，为企业的决策提供有力支持。

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