对于自由职业者、小型企业和远程团队来说，时间跟踪是必需的。了解自己在单个项目或任务上投入了多少时间，可以帮助他们有效管理资源和优化工作流程。
然而，在向客户收费时，时间跟踪多了一层复杂性：不仅需要跟踪所花费的工作时间，还需要跟踪哪些活动需要收费，以便准确地为客户开具发票。
什么是计费时间？
在直接向客户计费的任务上花费的时间称为计费时间。这涉及专业人员在与项目或工作直接相关的任务上的工作，他们为此获得报酬。
计费时间有多种形式，如按小时计费、特定任务或项目的固定费用，甚至是项目期间产生的费用（如差旅费和材料费）。
哪些活动可以计费？
一些被视为计费时间的活动包括：
● 执行与任务相关的核心任务
● 为客户项目提供直接服务
● 代表客户或项目汇编数据和信息
● 参加对当前项目有影响的会议
● 回复与项目有关的电子邮件
● 提出与项目有关的创意
● 根据客户要求进行调整
● 与客户会面，安排任务的目标和期限
时间跟踪使专业人士能够准确地向客户收费，监控项目成本，并保证他们的工作换来公平的报酬。
为什么要跟踪计费时间？
业务的成功少不了跟踪计费时间和维护工时表。这样做不仅能准确记录在项目上花费的时间，还有助于确保你的努力得到适当的补偿。
1、准确开具发票
在准备发票时，必须精确计算项目所花费的小时数，确保无遗漏。
8Manage 这样的工时表软件可让你根据跟踪的时间轻松创建发票，从而快速准确地获得报酬。
2、确定项目可行性
通过监控每个项目所投入的时间，你可以深入了解其成本和盈利能力。这将使你能够决定哪些项目值得继续，哪些项目应该避免。
多数情况下，特定项目的计费时间可能会高于或低于预期，这时必须评估是否应继续执行该项目，或者是否有必要与客户重新谈判条款。
3、评估绩效
监控计费工时是衡量生产力、评估团队效率和确保遵守截止日期的有效方法。
通过跟踪每位团队成员在项目上花费的计费小时数，你可以找出工作流程中的薄弱环节，并采取纠正措施来提高生产率。
如何跟踪计费时间？
了解过跟踪计费时间的优势后，让我们来看看跟踪计费时间的一些有效方法。以下是一份分步指南，供你参考。
步骤 1：商定开票时间表
首先，与客户一起商议，决定何时以及多久向客户发送一次已完成工作的发票，例如，如果客户按小时付费，则每周或每月一次。
步骤 2：使用时间跟踪软件
时间跟踪软件让监控计费工时变得轻而易举。通过计时器、工时表软件等，你可以毫不费力地记录每项任务或工作的持续时间。如8Manage 工时表软件可帮助你将工作分为计费和不计费两种类型，使你能一目了然地知道任何特定客户或任务的计费时间。
● 自动时间跟踪以准确捕获员工的工作时间
● 项目管理，用于跟踪任务进度、截止日期、预算和资源
● 项目进度和盈利能力的详细报告
● 自动提醒员工提交工时表或批准工时表
● 根据准确的时间跟踪数据按需生成发票
● 灵活的定制选项，可根据需要定制功能
此外，工时表除了能帮你从工时信息实时追踪到活动，再追踪到相关项目/产品/客户/供应商外，还能替你按活动类型实时汇总工时。这不仅能让你了解员工的上班时间怎样使用，还能使你了解到企业花费在每个项目/产品/客户/供应商的时间和成本。
步骤 3：能够实时跟踪
实时跟踪是掌握计费时间的重要工具。使用具备该功能的时间跟踪软件，在项目和任务发生时记录下你的工作时间。先进的8Manage 工时表软件既能独立使用，又能与项目管理工具结合使用，还能实时追踪不同类型的工作或假期，包括营销活动、采购工作、销售工作、变更请求等。
这样，你就可以快速确定在每项活动中投入了多少时间，确保你准确地向客户开具发票，支付到期款项。
步骤 4：跟踪每个客户的子任务和多个项目
如果你为同一客户负责多个工作，那么必须独立监控每个项目，监控每项任务和分配所花费的时间和精力。此外，请确保将任务划分为子任务，以便准确计算每项活动的时间账单。
步骤 5：别漏了非计费时间
并非所有花在项目或任务上的时间都可以计费。非计费时间包括行政任务、研究、培训、市场和销售活动、客户服务等；虽然这些对你的工作也很重要，但不应向客户收取费用。
步骤 6：编制计费任务清单
在与客户合作开展扩展项目时，必须制定一份全面的计费任务清单。这将确保双方都清楚协议中包含哪些内容，不包含哪些内容，避免出现任何潜在的计费冲突。
步骤 7：创建发票
跟踪完所有计费时间后，就该开具发票了。其中应包括花费的总时数和每项任务的费率。如果你与客户签订了计费协议，请确保发票上也包含该协议。
总结
作为管理者，了解如何正确跟踪计费时间可能具有挑战性，尤其是每天身兼数职的情况下。按照本文 7 步流程来跟踪你的计费时间，相信将会增加你的利润收入。
借助一些出色的计费时间软件（例如 8Manage 工时表），你可以立即改进跟踪时间的流程体验，并确保所有辛勤工作都得到准确的核算和相应的报酬。
