项目管理必备：进度报告撰写指南！

本文将探讨如何将进度报告写作整合到你的工作流程中，包括确定最适合的报告时间、编写方法和与团队一起构建报告结构的建议。最后，还会分享一些撰写进度报告的最佳做法，助你掌握这种对工作有巨大帮助的方法。

什么是进度报告？

它是一种用来告知别人某个项目或任务当前状态的商业文档。这种报告的名称中就含有“进度”二字，意味着向着目标前进或移动。因为大多数项目都有一个最终目标，所以需要某种方式来描述这个前进的过程，以便让其他人知道目前的进度情况。

进度报告旨在向经理、项目相关方、领导层或整个公司更新某人或某团队在不同任务上的最新进度。这种报告不仅展示了项目的进度和成功，也包括了遇到的挑战、障碍和改进建议。

编写进度报告是一种正式且有结构的方式，通过它，人们可以得知项目的最新进度。进度报告有多种形式，例如电子邮件总结、备忘录、PDF文件、商务信函、项目摘要和在线文档等。

为什么进度报告在商务中很重要？

如果团队成员不太习惯编写报告，这部分内容将展示如何正式地将进度报告融入工作流程，摆脱丢失电子邮件或混乱的PDF文件的问题。

无论是作为希望更好监控团队的管理者，还是想提高业务效率的团队成员，创建工作进度报告对任何业务都至关重要。以下是几个主要原因：

1、使团队保持一致

对于繁忙且有许多子任务的团队来说，保持同步有时非常困难。特别是在分布式劳动力中，重要信息可能会在众多消息、电子邮件和一对一会议中丢失。处理假期、病假和与外部利益相关者的会议时，这些问题可能变得非常复杂。项目进度报告有效地在一个地方汇总了团队的成就、已覆盖的里程碑和遇到的挑战。进度报告作为一个一站式资源，为需要了解特定项目或倡议更新的团队成员提供信息。它消除了经理和团队成员重复交流同一信息的需要，让每个人都能快速地掌握最新进度。

2、展示成就

进度报告是一种让经理和领导层赞扬和认可个人努力及其对公司目标的贡献的绝佳方式。在年度或半年度审查时，这些报告可以作为员工绩效记录的基础，以事实为基础的进度评估可以确保评价的公平性，而不是基于情感、偏见或仅依赖于主要项目。

同时，进度报告还为员工提供了庆祝其胜利的机会，这对于晋升和职业发展来说也是一个加分项。

3、向利益相关者提供关于项目的最新情况

这是一件简单而显而易见的事情，但却非常重要，不应被忽视。编写进度报告的主要目的是向所有利益相关者提供他们需要的最新信息，让他们了解项目的当前进度。利益相关者可能是公司内部的人，也可能是外部的人。编写报告时，报告者需要知道哪些信息是特定人员需要的，以便在报告中提供这些信息。

有时候我们可以借助专业的工具实时与利益相关方共享项目的进度和目标情况，比如以下是借助PingCode展示的项目进度：

或者是查看整个项目集进度：

4、记录工作以供将来参考

如果公司想要重复执行某个项目或策略，进度报告对于学习和改善流程至关重要。这些报告可以帮助公司根据以往的经验优化策略或流程。定期编写项目的进度报告是记录工作流程的好方法，这样未来的员工就有了一个坚实且实用的参考点，可以从中获取灵感、动力和创新。

5、识别常见的障碍

尽管进度报告主要突出项目的积极进度，但同样重要的是要强调存在的问题——即障碍。这些障碍可能是多种多样的，比如技术问题、供应商问题、团队能力或特定团队成员的问题。管理者应该通过进度报告来整理并识别需要解决的常见障碍，以此来努力让公司运营更加顺畅。

何时编写进度报告

编写进度报告的时间可以根据报告的目的而定，不同的公司和业务可能会以不同的方式来处理。在农业中，作物的进度报告可能会根据农场流程的不同阶段每周或每季度编写一次，而销售报告可能为了达到年度累计目标而需要每天编写。以下是根据不同频率以及如何创建它们的进度报告类型。

每日进度报告

这些报告简短明了，通常在经理和团队成员之间进行交流。报告中不会有太多繁琐的细节，只是快速概述了当天完成的任务、出现的问题以及朝向更大目标所取得的进度。日常进度报告应在每天的固定时间发送，最好是在一天工作结束时总结当天的活动，或在下一个工作日开始时汇报前一天的进度。

每周进度报告

这种报告更适合经理和团队成员之间的交流。报告中会详细讨论团队成员在周初所设定的目标、最终实现了什么以及如何完成这些任务。

每周进度报告最好在周五下午完成，这样经理和团队成员就有时间讨论报告内容并为下一周制定计划。

每月进度报告

月度进度报告一般都比较详尽，主要用来告知小型企业或团队某个人或部门向目标前进的具体情况。每个月编写一次这样的报告，是表彰那些在过去一个月中特别努力的人，同时也让其他部门知道你们团队的表现如何的好方法。

季度进度报告

每家认真的公司都会设定季度目标和关键绩效指标（KPI）。按时检查这些目标的完成情况非常关键。季度进度报告分为两种类型：一种是较长的深入报告，通常有几页，详细介绍公司在上一个季度的成就，包括所有主要的成功、遇到的障碍和团队成员对如何改善工作流程的看法；另一种是简短的概览报告，主要检查关键绩效指标和OKR（目标与关键结果）是否达成。在季度报告中加入的评论很有帮助，可以帮助快速有效地理解报告内容。

年度进度报告

年度进度报告是一年中的最后一份报告，也是最详细的一份。这份报告非常重要，通常会被打印出来分发给每位公司成员。它是了解公司过去一年进度的中心数据库。这份报告通常面向全公司或领导层，回顾部门一年来的成就、值得庆祝的事情、学到的教训以及希望在下一周期改进的事项。

如何写进度报告

撰写进度报告可能会有些复杂，特别是对初次尝试的人来说。因为不同类型的公司可能需要不同类型的报告，例如，建筑项目的进度报告可能需要更多图片和图表，并且可以使用一些技术术语。而销售项目的报告则应该简洁明了。以下步骤可以帮助确保你的报告尽可能清晰：

1.清晰而具体

尽量避免使用技术术语，并使用简单的语言和句子结构。简短的句子和在提交前仔细校对可以使报告更加清晰。大多数读者都很忙，没有时间阅读冗长的文本。报告应该详尽却不复杂。

2.解释专业术语

在写报告时，如果无法避免使用行业特定的术语，确保为团队外的读者解释这些术语，以避免误解。

3.给项目编号和命名

记住给你负责的每个项目都分配一个编号和名称；这样做有助于以后在网络上讨论这些项目。

4.保持报告的正式性

只有在同事之间才使用非正式报告。在正式的工作环境中，应该使用适当的语气来撰写进度报告，这样管理者可以选择是保留给自己阅读，还是与更多人分享，而不需要做任何修改。这样可以避免先写一个草率的报告，然后因为高层领导想要查看而不得不重新写一份的情况。

如何逐步撰写进度报告

这里提供了一套步骤指南，帮助你创建实用的进度报告。编写进度报告是一个学习过程，随着你写作的积累，你会越来越擅长把细节组织成清晰、易懂的内容。

请按照以下八个步骤来撰写进度报告，确保你包含了所有重要的信息：

1、在报告顶部添加识别信息

制作出色的进度报告的第一步是在页面顶部添加识别信息作为报告的标题。每份报告都应该清楚地与其他报告区分开，以便于文档化。未命名的报告看起来很仓促，且可能忽略了一些重要信息。这些信息应该用不同大小的清晰、粗体字体书写，包括：

报告标题
提交日期
部门/分区
参考编号
负责人/监督人

2、项目细节

在识别信息之后，紧接着要描述的是项目本身的细节。不管一段时间内提交了多少份进度报告，每一份中都必须包含项目的具体细节。因为上级可能要处理很多部门提交的报告，所以他们总是需要重新了解每个团队正在做的工作。在标题下面，你应该用一两句话大致描述项目，然后列出项目的具体信息。最佳做法是以表格形式展示这些信息，包括：

项目名称/标题
项目编号
开始日期
预计完成日期
当前状态
参与的团队成员
项目经理
监督人

3、报告摘要

这应该是一个100到150字之间的短段落，简要描述项目的细节和当前状态。它为整个项目的当前进度提供了一个概览，目的仅仅是为了让报告内的读者能快速了解情况。这里不应该包含任何负面的细节或抱怨——保持简短和简单。

4、核心活动

在摘要之后，是对项目范围内所有核心活动的详细描述，需要说明子任务以及团队是如何执行他们的角色的。使用表格来展示这些信息是一个很好的方法。表格的标签包括但不限于子任务/活动的名称、简短描述、相关的日期（开始和预期完成）、当前状态、被指派的团队成员以及相关文件的链接。可以在这里包含监督官员对进度的评论。由于这一部分已经很详细了，所以所有辅助的细节都应该保持简洁和直接。

5、当前可量化的结果

这个部分是一个选填的表格，尤其适用于那些还处于初期阶段并且还没有生成报告的项目。当为正在进行中的项目撰写进度报告时，这一部分可以制作成一个列表或一个三列表格，列出任务负责人的名字、子任务的名称以及已经取得的结果的简要信息。要确保这些结果是可以量化的并且是合理的。如果没有什么特别的内容可以写，就跳过这一部分，不要填充无关紧要或不必要的信息。这么做实际上会减少报告的透明度。

6、遇到的挑战

在实施整个项目计划的过程中，团队往往会遇到一些问题和障碍。在制作进度报告时，创建一个专门的部分来列出所遇到的挑战非常重要，并且要标明哪些子任务中出现了实际的问题。解释这些问题是如何影响项目完成或整体成果的。热门提示：这里尽量避免使用过于消极的语言。尽管要详细描述，但整体语调要保持专业。

7、建议

这里你需要提出一些建议，这些建议可能会解决前面提到的问题或改善当前情况。最好以列表的形式来编写这些建议，并在需要进一步详细阐述的点上简要扩展。确保说明你的建议是如何直接影响结果的。

8、结论和签名

在编写进度报告时，结论部分简单地概括了报告中讨论的所有内容。技巧是把所有信息浓缩成一到两句话，最多不超过三句。快速概述报告的主要内容，如何与之前的报告相连，以及你对下一次报告的期待。

同时，留出几行空间供项目经理和监督的利益相关者签名。

撰写进度报告的最佳实践

在项目管理领域里，撰写进度报告是展现团队或部门承诺和奉献的重要方式。虽然公司可能不强制要求提交这类报告，但有时候出于团队内部的利益自愿编写这些报告实际上非常有帮助，能够激励并激发团队成员。本文将分享一些制作进度报告的最佳做法，以及如何将这些报告融入团队的工作流程。

以下是13个让你的报告更加突出的建议，无论是商业进度报告、研究进度报告还是其他任何类型：

1、使用数据

在可能的情况下，总是使用数据来展示进度或缺失。思考如何利用手头上的进度报告工具来生成数据，并以清晰的方式展示这些数据；始终努力展示向着更大目标的前进。

2、必要时使用视觉辅助工具

提交报告时，如果需要，不要害怕使用视觉辅助工具。如果能通过截图来解释某个情况，就没有必要用大量文字来阐述。撰写进度报告不只是为了传达信息，更是为了吸引读者理解你在项目上的进度。如果存在障碍，视觉辅助工具可以帮助更容易地识别这些问题。

3、保持透明

如果你希望你的报告能够有助于生产性地推动项目向前发展，那么透明度是极其宝贵的。让团队成员明白，进度报告需要透明性。不需要因为害怕看起来不好而隐藏信息或试图美化报告的实际状态。坦诚地描述每个项目的实际情况。不需要填充无关的或过度的信息。如果你的报告内容太少，缺乏足够的细节去撰写一个完整的进度报告，你可以请求延期或者就以当前的状态提交报告。只要你保持诚实并按照适当的方式书写，那么你就已经成功完成了你的任务。

4、确保一切都有明确的日期

包括截止日期、报告日期、任务完成日期等。我们之前提到，这些进度报告将为公司未来的类似项目提供重要的研究基础。如果你对所有事项都进行了日期标注，那么以后需要时就能够准确地从系统中提取所需的数据，并更好地理解公司在特定时间所拥有的资源和人才。

5、包括公司和部门的目标

在给部门之间使用的进度报告中，分享你个人或部门正在努力实现的目标是很有帮助的。如果不确定什么可以分享，什么不可以，一定要和人力资源部门确认。这样，你就能给读者更深入地了解你的思路和所采取的行动。

6、讨论问题和进度情况

每个进度报告都是一个讨论问题和进度的好机会。在写报告的时候，利用你提供的内容启动讨论，并提出你想要读者回答的问题。记得用友好、正式和客观的语气来写。

不管读者在公司中扮演什么角色，他们都是在帮助你。你可能会惊讶于从其他部门得到的创新想法。

7、谨慎分享

在决定谁需要看这份报告时要谨慎思考，特别是包含高层监督者评论的敏感内容。是不是除了管理层之外，其他部门或外部利益相关者，比如资金机构，也能从这份报告中获益？在写报告之前，先确定好目标受众，然后分享，确保每个需要的人都能轻松访问。

8、有序存储

存储报告当然是没问题的，但要考虑一下你的报告存储系统的结构。设法制作一个指南，让人们知道如何找到和存储报告。目标是让人们能快速找到需要的报告。

弄清楚别人在任何时候找报告或他们需要遵循的路径需要什么。这个过程将来会节省很多时间，并使员工能随时使用报告，而不仅仅是在报告刚刚完成时。

9、加入行动号召

这是一个很好的机会，可以为读者或你的上级提供即时帮助。当项目存在不确定性、混淆或问题时，加入一个行动号召很有用。这可能涉及任务分配不清、里程碑不明确或资金短缺等问题。行动号召可以是请求上级提供澄清或在电子邮件或通信渠道中给出一些建议。你也可以请求预算审查或团队可能需要的其他支持。但要记住，在写进度报告时，只在非常必要时才使用行动号召。