最近看到很多帖子，吐槽自己一年到头来一直频繁被拉去救火、去接做到一半的项目。这种情况应该是很多项目经理都会遇见的，大多数情况是因为前任项目经理由于各种原因，如调岗、离职而留下的项目，但往往到大家手上的时候，就已经是各种坑了。
项目经理小刘最近就遇到了这样一个项目，让他焦头烂额的…

1.项目案例分享

项目背景：
项目经理小刘所在的公司接了一个软件开发的项目，目前已经完成了一部分工作，但因为各种原因，原来的项目经理早就离职了。期间换了两个项目经理接手，一方面由于经验不足，另一方面由于甲方过于强势，这两个项目经理也被换掉了。
项目总监找到小刘说，”公司很重视这个项目，如果做好了，这将是一次很好的机遇（纯纯画大饼).”小刘迫于压力还是接下了,没多久就发现这个项目就是一个巨坑，根本无从下手。

小刘主要遇到的问题：
(1)项目情况一团乱麻
第一任项目经理也算是被迫离职的，项目的各种文档都不全面。
(2)项目成员工作态度消极
由于前几次的岗位调动，项目内的成员都不愿意配合项目经理的工作了。
(3)由于进度已经延误，甲方催得特别急
项目目前遇到了几个比较棘手的问题亟待解决。
那么遇到小刘这种情况 到底应该怎么处理呢？

2.应对策略，以下几个步骤必不可少

当接手一个做到一半的项目时，我们首先要进行全面的梳理规划后、再开展项目，不能盲目制定行动计划。以下这几个步骤可以帮助项目经理小刘快速梳理好项目信息，并让项目步入正轨。

2.1多方收集项目信息，全面了解项目情况
1)收集项目文档并查看和梳理
虽然会遇到项目文档有缺失的情况，但还是要尽可能收集，如项目章程、项目计划，需求说明书、问题列表、风险登记册等等。
重点：看完一遍后，记录下不清楚的问题点，便于后续找相关人员了解。

2)与项目相关人员初步沟通，进一步了解项目信息
拿着问题跟原项目经理沟通更高效，同时也可以询问交接人关于项目的一些心得和感悟，综合分析、全面掌握项目情况。
如果原项目经理联系不到，那么就优先考虑找各个团队成员沟通，也能了解他们的能力。
重点：了解并记录他们工作的难点、问题。

3)与甲方及时进行深入交流
沟通并理解他们的需求和对项目的期望，有助于后面的工作开展；还可以在沟通过程中，逐步获得客户的信任。

4)最后是找领导层沟通，明确项目业务目标
这是接下来重新制定和执行项目计划的重要依据。例如：这个项目的业务目标是为了增加营业收入，从而扩大市场份额。那么甲方目前有哪些难点没有解决？进行一个难点的梳理，将它们进行优先级排序。

2.2制定下一步行动并获得各个关键干系人的支持
a.执行下一步行动方案
通过前面一步的项目信息收集，已经对项目整体情况有了一个了解，那么后续的行动计划可与团队成员一起确定。这会包括继续执行现有的一些任务、如何调整项目计划、解决遗留问题等等。
误区：
在进行问题的优先级梳理后，会梳理出一些紧急且重要但无法攻克的问题。但在团队信心不足的情况下，不要优先处理这些问题，因为短期是难以解决的。
正确方案：
优先选择几个较为重要但不是很难解决的小难点处理
选择这几个小难点解决，有利于快速增强团队成员的信心，也有利于提升你在团队成员中的领导力，项目会比较容易朝着好的方向发展。

b.获得各个关键干系人的支持
梳理清项目如何开展后，最重要是获得项目主要干系人支持，例如管理层。
将项目健康状况评估以及更新后的项目计划同步给领导，并进行沟通。项目计划的内容要包括：项目目前所有问题以及风险点，同时提出应对方案和预计解决日期。
重点：
跟领导沟通时，要阐明项目目前遇到的难点，以及需要延长交付时间或者增加资源应对；如果都不行，至少要争取一些奖励机制。

2.3定期审查和评估进度，及时纠正偏差
项目计划如期执行后，项目经理还应定期审查项目的进度、紧跟每个环节的具体完成情况、及时和团队成员沟通，看看是否和计划有出入。如有就按照评估问题、制定解决方案、实施监控、关闭问题这一闭环流程来及时管理。

总结来看，不难发现项目经理小刘遇到的最大难点是项目信息无法全面掌握；而要想让项目回归正轨，离不开全面、准确的项目运营数据。跟相关干系人沟通获取到的信息，会有偏主观以及不准确的一些情况出现，为了辅助项目经理的决策更加准确以及更高效解决问题，这种情况下可以借助一些合适的项目管理工具。
下面以易趋（EasyTrack）为例。

3.借助工具，扫清项目信息不透明障碍

如果借助易趋项目管理软件进行项目管理的话，如何高效解决这一难点呢？项目经理小刘可以从项目概况、项目报表、查看项目信息以及风险问题管理这几个模块来着手。

3.1通过项目概况/项目报表，了解项目全面运营状况
在项目概况模块，项目经理小刘可以快速、直观获取一些项目关键指标，例如：进度、任务、交付物、成本预算、所处阶段、项目资源、项目风险问题等，轻松确定项目出现问题的维度。

（易趋项目概况模块）

接下来还能通过项目报表模块查看项目具体的分析报告，主要包含项目的任务、成本、风险、问题、工时、收益、质量、采购以及挣值等九个维度的详细具体信息。系统会实时采集各个项目运营数据，并通过分析形成多样化的报表；项目经理小刘可以结合已分析好的报表，快速掌握项目工作的重难点。

（易趋项目报表视图）
点击需要了解的指标维度，则能查看更加详细的信息。

（易趋项目报表—按项目任务统计视图）

3.2清晰的项目信息，轻松对齐业务目标
借助易趋项目管理软件进行项目创建时，就需要填写相对应的信息，例如战略目标、优先级、风险等级、项目发起人、资源需求、成本预算等等，项目经理小刘可以通过查看项目信息，1分钟快速对齐业务目标，后续的执行计划制定更便捷。

（易趋项目信息视图）

3.3风险、问题闭环管理，快速提升团队成员信心
在系统中，可以对风险及问题进行闭环的跟踪管理。项目经理小刘将项目问题梳理出来后，就可以借助问题管理模块进行监督跟进。同时还可以对其进行优先级、问题类型的分析，在处理时更加清楚了。
项目问题也可以指定责任人，方便进一步跟进。问题管理分为提交问题、分析问题、解决问题以及验证问题四个流程，直至问题解决才能关闭。闭环式管理机制，确保项目问题全部解决、不遗漏，也能有效提升工作效率。

（易趋问题管理视图）

4.总结

对于项目经理来说，接手做到一半项目可能还会遇到人员大调动、部门壁垒、信息不对称等各种因素，从而大大增加项目失败的风险。但拿到项目后，按照多方收集项目信息，全面了解项目情况、制定下一步行动并获得各个关键干系人的支持、借助工具扫清项目信息不透明障碍这三大步骤来，能有效应对各种难点、顺利接手项目并走上正轨。