企业想提高采购流程效率，简化大批量采购是一个很好的开始。财务、会计和采购部门通过系统化订购大量物品（如纸张、打印机墨水和墨粉、清洁用品、纸制品和其他易重复采购的消耗品）可以节省时间和金钱。借助正确的采购订单（PO）结构，企业就可以可靠地获取产品，而无需考虑批量采购和存储问题。
一揽子采购订单是简化采购流程的一种有效方法，同时还能保持强有力的定价、现金优化和产品质量。它使企业能够与值得信赖的供应商建立长期的合同关系，在数量、定价和交货方面提前做好计划。
什么是一揽子采购订单 (PO)？
采购订单 (PO) 是由买方向卖方发出的一份文件，其中说明了产品或服务的类型、数量和商定价格，也是概述买方和供应商之间交易条款的法律文书。
一揽子采购订单，有时也称为长期采购订单，用于在指定时间内连续采购货物和服务，通常是以预定价格进行采购。当需要向同一供应商重复采购时，通常会使用这种采购订单。
一揽子订单授权供应商填写和运送多份货物或服务订单，可帮助供应商规划其生产和运输需求以满足需求。它省去了为单个订单生成新PO的工作，从而简化了采购流程。
一揽子采购订单在何时有利？
一揽子采购订单有利于那些长期频繁从同一供应商处购买类似商品的买家。使用一揽子采购订单，买家可以缩短交货时间、提高订单一致性并节约成本。因此，一揽子采购订单非常适合简化间接采购采购和类别。
一揽子采购订单对供应商的好处在于生产和运输规划。发出一揽子采购订单可以让卖方知道他们需要储备一定数量的产品来满足买方的需求。
当采购符合以下条件时，可以考虑使用一揽子采购订单：
● 供应商是知名供应商，具有良好的服务信誉、生产能力和质量标准。
● 贵组织希望长期大量采购特定物品。
● 单位成本明确，不易受价格波动影响。
● 所选供应商能满足产品的总需求。
● 产品可能会出现短缺或其他供应链风险。
一揽子采购订单和其他采购订单类型有什么区别？
一揽子采购订单是确保顺利交付预期和大批量供应品的好方法，但并非在所有情况下都适用。以下是一些其他形式的采购订单协议，企业采购时可以考虑看看：
常规采购订单：最常见的采购订单类型详细说明了单笔交易的条款和条件。它概述了产品的具体描述和数量、单位固定价格、履行时限以及买卖双方协商的任何具体条款或条件。
计划采购订单：计划采购订单概述了买卖双方之间的交易条款和条件。它详细说明了产品描述、数量和单价，但不指定交货时间或地点。当买方不确定这些具体细节时，这种类型的采购单很有用。它允许买方表明其偏好和购买物品的意向，而不将其与详细的时间表挂钩。
计划采购订单适用于长期项目预测，买方知道需要某种供应或物品，但不想提前订购这些物品。锁定价格和条款可提高项目的价格估算和效率。
合同采购订单：当买家没有具体的采购项目，但知道他们将在合同期内向特定供应商采购时，就会提交合同采购订单。合同采购订单是一种占位合同，作为未来采购活动的模板。未来的采购将符合合同采购单中规定的条款和条件。
流畅的一揽子采购订单流程
简化采购订单流程可使每个人的采购工作更轻松、更高效。企业可使用以下步骤为利益相关者概述一揽子采购订单流程，并确保一揽子合同下的订单得到顺利管理和完整的数据采集：
1.选择供应商： 比较供应商，确定最适合满足企业和项目需求的供应商。重要的是要考虑价格、产品质量、交货时限和客户服务等因素。
2.谈判条款： 确定最佳供应商后，讨论合同条款和条件。概述与采购相关的任何具体要求、规定、折扣或处罚。
3.创建采购单：创建包含所有必要信息的一揽子采购订单，以执行和履行合同。
4.获得内部批准： 一揽子采购订单必须经过审批流程，通过必要的利益相关者审查。在此审查过程中，财务部门还可以在总分类账 (GL) 中建立任何必要的预留款项。
5.执行和履行： 将采购订单转交给供应商进行最终审核和执行。务必检查任何影响事先批准的交易参数的变更或细节。
6.下订单： 在一揽子采购订单所述的合同期内提交订单。执行与标准 PO 交付相同的审查和对账方法。
7.匹配发票： 根据单个 PO 申请和交付的货物审查每张发票的准确性。注意合同期间出现的合规问题或事项，以确保双方履行一揽子采购订单中规定的合同义务。
8.记录支出： 记录一揽子采购订单下的总支出，用于未来的谈判、预算编制和供应商评分活动。根据既定的采购关键绩效指标和供应商期望值分析 PO 的绩效。
使用8Manage SRM更有效地管理每个采购订单
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1.根据采购计划的需求内容和匹配的供应商报价，可在采购审批通过后转化为采购订单，自动带入采购内容；
2.采购订单在线发送供应商，通过微信、邮件、系统工作台待办消息提醒供应商及时处理，供应商在线接收采购订单；
3.实物类采购收发货协同：供应商登记发货和打印发货单，通知收货人，供应商实时同步收货情况，方便后续对账；
4.按照对账周期自动汇总账期内的收退货明细，计算应付金额，对账确认后同步对账状态和金额到OA系统的入库单中；
5.付款记录从OA系统的付款流程结束后同步到SRM系统。
最后，8Manage SRM还允许你根据供应商完成订单的能力来评估其绩效。除了订单管理，端到端的8Manage SRM采购管理软件还提供采购全过程管理，更支持供应商全生命周期管理、在线电子招投标、库存管理等功能，让你的采购流程易于管理和跟踪。
