2 过程1-规划采购管理
2.1 问题
| 4W1H | 过程 |
|---|---|
| 做什么 | 记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程作用：确定是否从项目外部获取货物和服务，如果是，则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务 |
| 为什么做 | 为如何采购制定规矩，制定原则，明确采购方法、识别潜在卖方 |
| 谁来做 | 项目经理带领项目管理团队或项目团队（如果项目规模比较小） |
| 什么时候做 | 规划时做如何做 专家判断、数据收集（市场调研）、数据分析（自制或外购分析）、供方选择分析、会议 |
| 主要成果 | 可以结合案例具体如何制定采购管理计划的，如何制定招标文件和供方选择标准的；例1：采购管理计划的内容，包括但不限于:人员角色和职责，比如谁来负责采购工作说明书的制订，谁来负责审批，谁来（采购部）负责执行；有那些具体的采购项，也就是采购清单。不需要全部都写，抓几条重点，能够和项目比较结合的采购项来写。比如:有哪些硬件要买，有哪些软件要买，有哪些服务要买。例2：可以写我们是通过自制/外购分析来决定哪些需要自制，哪些需要外包。比如XX模块，我们的技术不成熟，自研既耗时间和成本，开发失败的风险也较大，因此我们采用外部购买的方式来获取。 |
2.2 输入输出和工具技术
| 组 | 过程 | 输入 | 工具和技术 | 输出 |
|---|---|---|---|---|
| 规划 | 1.规划采购管理 | 1.立项管理文件2.项目章程3.项目管理计划（范围管理计划、质量管理计划、资源管理计划、范围基准）4.项目文件（风险登记册、干系人登记册、需求文件、需求跟踪矩阵、里程碑清单、资源需求、项目团队派工单）5.事业环境因素6.组织过程资产 | 1.专家判断2.数据收集（市场调研）3.数据分析（自制或外购分析）4.供方选择分析5.会议 | 1.采购管理计划2.采购策略3.采购工作说明书4.招标文件5.自制或外购决策6.独立成本估算7.供方选择标准8.变更请求9.项目文件更新（经验教训登记册、里程碑清单、需求文件、需求跟踪矩阵、风险登记册、干系人登记册）10.组织过程资产（更新） |
一般的采购步骤为:
①准备采购工作说明书（SOW）或工作大纲（TOR）﹔
②准备高层级的成本估算，制定预算;
③发布招标广告;
④确定合格卖方的名单;
⑤准备并发布招标文件;
⑥由卖方准备并提交建议书;
⑦对建议书开展技术（包括质量）评估;
⑧对建议书开展成本评估;
⑨准备最终的综合评估报告（包括质量及成本），选出中标建议书;
⑩结束谈判，买方和卖方签署合同。
2.3 采购管理计划
采购管理计划的内容:
①如何协调采购与项目的其他工作，例如项目进度计划制订和控制;
②开展重要采购活动的时间表;
③用于管理合同的采购测量指标;
④与采购有关的干系人角色和职责，如果执行组织有采购部，项目团队拥有的职权和受到的限制;
⑤可能影响采购工作的制约因素和假设条件;
⑥司法管辖权和付款货币;
⑦是否需要编制独立估算，以及是否应将其作为评价标准;
⑧风险管理事项，包括对履约保函或保险合同的要求，以减轻某些项目风险;
⑨拟使用的预审合格的卖方等。
2.4 供方选择标准
2.5 范例
【范例1】 毛主席曾说过：“不打无准备之仗”，如果把采购管理比作一场战争的话，规划采购管理就是作战前的准备工作。规划采购管理就是记录项目采购决策、明确采购方法，并识别潜在卖方的过程。如果采购管理计划做得不好，可能就会采购到无法满足项目需求的物资，或者采购延期，最终影响项目完成。我们以项目章程、项目进度计划、范围基准、成本基准、风险登记册为依据，综合运用自制外购分析、市场调研等技术，参考公司类似项目的经验，结合公司PMO的模板，制定了项目采购管理计划初稿。因为智能BI展示是本项目的一个重要功能，在与院方签订的合同中明确规定，需要配备6台安卓壁挂触摸显示屏，在院领导的办公室实时显示医院的运行情况，用来辅助管理和决策。我公司为软件公司，毫无疑问，这几块大屏需要进行外购。
首先我们邀请了信息科领导召开会议，公司采购部门汇报了显示屏的市场调研情况，结合各领导办公室墙面的尺寸和正常显示所需的技术参数，最终确定采购86寸、4G内存、4K分辨率等参数的安卓触摸显示屏，并报公司领导同意后进行招投标。然后我们项目组人员汇总了显示屏的规格参数，形成采购工作说明书。最后，我们根据采购工作说明书，结合公司的模板，形成了采购管理计划，内容包括：采购活动的时间表、采购的测量指标、采购相关干系人的职责和角色、供方选择标准等。例如供方选择标准包括：技术指标权重0.4、经济指标权重0.5、服务指标权重0.1，每个指标下又细分子项，以服务指标为例，细分为保修期限、故障响应时间、每年维保次数3个子项。每个指标总分10分，最高者中标
【范例2】 规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程。我邀请了公司采购部门负责人、外聘采购专家、福彩中心技术部领导以及团队成员一起进行了项目采购研讨工作,我根据项目管理计划、需求文件、风险登记册、活动资源需求等资源进行了认真分析,通过专家技术性判断最终确定，对非主体部分会议管理子系统的建设进行外包，开始项目采购工作,选择招标采购方式，合同方面采用固定总价合同，最终开成了本项目的采购管理计划、采购工作说明书和采购文件，以指导采购管理过程中实施采购、控制采购等工作的开展。该采购计划明确了采购产品清单、采购数量、采购方法和采购时间等重要信息。同时还生成了《采购工作说明书》,详细描述了工作的具体地点、完成的预定期限、具体的可交付成果、付款方式和期限、相关质量技术指标、验收标准等内容，以便供应商提供符合采购管理要求的产品。
在该项目中,除系统软件外所有软硬件产品都需外购。我们要采购的软件产品主要有:金质工程软件配套使用的操作系统、数据库、中间件等软件产品以及能方便地进行日常网络管理维护、网络及终端安全管理的软件产品等。而所需采购的硬件产品主要有服务器、存储设备、网络设备、不间断供电设备以及操作控制电脑等。我们以项目所需采购的产品为基础,科学地制订了一个较为完善的采购计划。该采购计划明确了采购产品清单、采购数量、采购方法和采购时间等重要信
【范例3】 规划采购管理是记录采购决策、确定采购方法、识别潜在供应商的过程。该过程的主要作用是在整个项目期间对如何进行采购管理提供指南和方向。良好的开头是成功的一半。本项目中，我带领项目团队，以项目管理计划、项目章程、组织过程资产为依据，采用会议、自制与外购分析的方式，整理输出自制和外购决策、供方选择标准、招标文件、采购管理计划。其中，我们通过计算得出，自制成本：硬件150万元，软件100万元；外购成本：硬件120万元，软件120万元。因此我们决定硬件采用外购方式，软件自制。同时本项目业主针对硬件的质量和售后问题比较关注，因此在供方选择标准中，需要供应商提供符合三个以上类似项目业绩同时需要拥有ISO9001质量管理体系认证证书。为了保证采购管理计划的合理性和有效性，我组织相关领域专家进行判断并完善，将完善后的计划提供给管理层和业主并顺利通过审核，作为后续采购管理的标准。
