为实施有效的沟通,需要建立沟通管理计划同时理解什么是沟通,沟通的对象是谁,沟通的目标是什么,难度在哪里,并选择合适的沟通方式。
项目沟通是确保项目团队的相关信息能及时、正确地产生、收集、发布、储存和最终处理好项目信息所需的各个过程。及时、有效的沟通对项目的成功至关重要。
一、与领导的沟通
首先要清楚各级领导的权限和角色,解决问题时一定是要找到关键路径上的关键领导,避免信息同时发布多个领导,造成领导之间的沟通成本加大,影响问题的解决效率,增加领导协调解决问题的难度。
寻求领导的支持时一定要简练的描述清楚问题的关键所在,需要领导哪方面的具体支持,最好根据具体问题给领导1-3个选择,并指出项目组倾向于哪个选择,原因是什么,而不是把问题直接扔给领导。
对于有些问题,不要一味的向领导妥协,不要一味的承诺实际不可能完成的项目工作,这既是对工作的负责,也是对领导、对项目组的负责。
作为一名项目管理者,需要不断的学习,不断的从外界吸收营养来加强自身各方面的能力。
实际上在我们身边有很多的素材可以供我们学习。
同时要注重于实践,实践有助于我们能力的提升。
也只有实践才能验证我们学习到的东西是有否有用、是否实用。
在实践的过程中要不定期的进行总结,做的好的地方的不断保持,做的差的地方要改正或摒弃。
二、与项目成员的沟通
要圆满地完成项目目标,关键在于人员,而不是程序和技术。程序和技术只不过是协助人员工作的工具。
1、与项目组成员达成共识,明确建设目标。项目组成员要有一个共同的预期。
2、明确项目流程,计划以及关键时间点。计划指导工作。
3、分工协作,确定工作范围、明确职责;实时监督。
4、项目成员及时沟通,遇到问题及时分析解决。一些小问题如果没有及时发现和解决,很有可能发展成大问题,影响项目顺利进行。
5、鼓足士气,项目管理不可避免遇到一个又一个新问题,面对困难和压力,首先要坚定信念、树立信心和鼓足勇气,引导项目顺利度过难关。
6、注意言行,一个人说话做事的对象,场合,时机,技巧,有无意识等,产生的效果和影响绝然不同。少指责,多鼓励;少抱怨,多建议;少空话,多行动。
7、对项目负责,对自己负责,做事更要做人。
三、与客户的沟通
让客户了解项目进度,定期的向客户介绍项目的进展情况,告诉客户这段时间我们做了什么东西。
经常会发现有这样的情况发生,就是客户与项目组成员掌握的信息不对称。客户也知道我们天天在加班,但就是看不到工作成果,也不清楚我们在做什么。
并不是所有客户都了解我们的实施流程和分析流程,所以让客户了解我们的工作进展情况就显得尤为重要。
注意沟通方式的选择
比较成熟的沟通方式是邮件。尤其是在项目开始阶段,客户对我们项目组成员并不了解,通过邮件的方式去否定客户的建议通常会显得很生硬。
但是在否定客户建议的时候尽量选择面谈或是通过电话进行沟通,通过我们肢体语言或语调的配合可以使客户对我们有进一步的了解,并显得亲切。
充分听取客户的建议,同时对不合理的需求尽量不要直接去否定。