整体思路与模块:
背景/事件
成果展示
推动落实的方法论
收获与成长
存在的不足及改进措施
下一步工作安排
支持(选)
一、背景/事件
对于区分“功能性总结”和“应付性总结”,在背景/事件方面有一个关键点
是报告是否具有逻辑性。工作总结中隐藏的逻辑顺序通常是:计划-实践-总结-再计划-再实践-再总结。在优秀的工作总结开头,要承接上一份工作计划或者上一季度/年度的工作总结,进行下一步工作安排。这个细节常常被人们忽略,但却特别能够获得加分。所以在写工作总结的开头,一定要有背景或事件,相信我,上级领导在听总结汇报时一定会拿着你的计划书进行比对。
我们可以这样专业地写:2022年是(XX公司/XX行业)推进高质量发展理念的新一年,也是后疫情时代推进行业改革和拓展市场的关键年。全年始终以贯彻落实集团公司工作要求为主要方向,紧紧围绕年初制定的各项工作目标,较好地完成了上半年的各项工作任务。由公司到个人所展现的是层次逻辑,由年初的计划到年中的落实所体现的是顺序逻辑。这两个逻辑的结合可以避免总结报告显得突兀。
二、成果展示
成果展示时要直接用数据说话,不废话,不谦虚也不自夸。可以通过图表、图形、同比、环比、进度、边际贡献率等直观指标展示与同期的差异化,从而有效地展示决策的有效性。
三、推进落实的方法论
推进落实的方法论是区分“功能性总结”和“应付性总结”的关键。这里要考虑将数据上的成绩转化为可实用的方法论。通过透过现象看本质,挖出亮点背后的方法论。可以以优秀案例中的工作亮点为例,采用夹叙夹议的形式,从亮点中提炼出一整套可复用的方法论,明确出发点、思路,以及解决问题的依据和理由等。简而言之,可以按照以下结构呈现:想法的由来(背景)–>如何落实(干货)–>结果的呈现。
一把手的言传身教也非常重要:案例可能会作假,但方法论不能作假。方法论必须经历实践和检验,才能总结出真正有价值的心得。方法论是体现领导者素质、能力和业绩的重要基础,也是总结报告的精华所在。在建立方法论时,需要注意以下几个事项:以1.2.3的形式展开汇报,保持条理清晰。每条方法论以短句开头,建议采用排比的方式,使其看起来规范、齐整、专业。比如,之前我给领导写的关于抵制躺平的倡议书,就使用了排比段落的方式:“思想不‘躺平’,用理想信念给精神‘补钙’;担当不‘躺平’,用实际行动为责任‘把脉’;能力不‘躺平’,用成倍努力给知识‘浇水’”。每条干货可以引用案例举证,用数据佐证,展示背景、如何做以及结果。要做到真实而不夸张。
三、收获与成长
第四个关键点是区分在工作中真正收获到了什么,即从职业发展的角度来总结。考虑到题主入职半年,经验可能尚浅,建议将重点放在这方面。
可以思考以下几个方面:从领导那里学到了哪些理论知识、方法和技能;
在团队中感受到了怎样的工作氛围,并得到了怎样的帮助;
在个人努力下,取得了哪些突破和信心的增强;还可以考虑是否在解决问题过程中获得了更多的自信和执行力,是否巩固了自己的群众基础,以及总结了哪些经验和感悟。举个例子,可以说:“在领导的言传身教下,我学到了XX管理方法;通过团队合作,我感受到了高效率的重要性;经过个人努力,我获得了一定的成绩,进而增强了解决问题的自信心和行动的执行力;同时,我还进一步巩固了自己的群众基础。通过总结过程中的踩坑经验,我得到了诸多启示。” 挖掘问题的深度会决定你的成长速度和报告的精彩程度,同时也会影响领导对你的好感度。
五、存在的不足及改进措施
改进措施部分需要大胆阐述问题并分析失败原因,同时提出具体而细致的解决方案。在这一部分中,可以参考以下几个模块进行展开:改进的预设办法、成本预算、收入预估和前景模拟。这样做的好处是方便领导进行问题分析,并且为索取支持打下基础。我们提供思路和选项,让领导做出选择。
六、下一步工作安排
在下一步工作安排报告中,制定的工作安排一定要与实际情况相符,因为在下个阶段的汇报中需要反馈落实结果。制定目标时可以参考SMART原则,而在计划实施时可以借助PDCA理论模型。(关于PDCA理论的详细内容可通过搜索引擎获取)
七、支持(选)
索取支持的阶段性工作汇报和单位性总结报告通常需要包含这个模块。如果汇报的目的是为了获得上级单位或上级领导的支持,那么在“改进措施”和“下一步工作安排”部分就需要详细展开。首先,在“改进措施”中要对“预设办法+成本预算+收入预估+前景模拟”等几个模块进行详细阐述,让领导看到问题的严重性、措施的有效性以及前景的可行性和利润的潜力。其次,在“下一步工作安排”中,将每一项改进措施作为工作的重点,让领导意识到问题的紧迫性。其实,报告中的每一项都有逻辑关系,前面的内容写得越到位,后面的内容就会水到渠成。在报告中摒弃情绪性词语,只用客观事实陈述,增强可信度。
注意事项
汇报时需要准备一份Word文档和一份PPT演示文稿。在汇报过程中,不要过分紧张,要有主次分明,但也不要忽视主要内容。保持情绪平和,并且始终如一。在汇报中,首先提及所涉及的平台、领导和团队,然后再介绍自己的工作。方法论和个人成长收获是汇报的重点,而数据则是为其提供支持的。在开头部分,可以接上去年的工作计划,结尾时要安排与明年市场情况的对标,切勿脱离实际。建议在汇报过程中不要过度依赖讲稿,争取在15-20分钟内完成汇报。