Zoho Projects是一款专为大型产研团队设计的项目管理工具，它也是许多软件开发行业高速成长背后的生产线。与其他项目管理产品相比，Zoho Projects最大的不同之处在于其独特的流程设计。在软件上线初期，Zoho Projects能够有效地帮助软件研发公司实现敏捷的功能迭代，让最佳实践流程得以沉淀在系统中。此外，基于软件研发公司的产品理念，Zoho Projects还精心打造了一系列强大的功能模块，以满足各种需求。
- 软件研发公司为什么要研发Zoho Projects？
- Zoho Projects为何偏爱“流程”？
- 软件研发公司是如何使用Zoho Projects沉淀项目管理理念的？
一、软件研发公司为什么需要Zoho Projects？
我们需要理解一个超过50人的大型团队在进行协作时可能面临的复杂场景：从需求的产生、开发，到测试、灰度，再到上线，每一个环节都需要经历一整套繁杂的流程，涉及产品、设计、研发、测试等各方紧密协同。由于迭代速度极快，很可能几十上百个需求都在同时进行，并且流程频繁变更。对于这样的场景，如果缺乏有效的项目管理工具，PMO（项目管理办公室）将难以有效地进行管理。
对于新入职的员工来说，他们可能会对自身的工作上下游以及在整个流程中的位置感到困惑。同样，对于团队负责人来说，如何在数百个需求中查看人力消耗，并有效定位阻塞节点，也是一个棘手的问题。
这些问题的根源在于工具的割裂。在软件研发公司中，每个角色（如产品、设计、研发、测试等）都使用不同的工具，而这些工具往往是由业务团队负责人根据自己的喜好挑选的。这就导致了工具之间数据的不打通，需要通过大量的会议和点对点的沟通来拉齐信息。
此外，复杂的流程和多角色协同也是一个重要的问题。在软件研发公司中，一个需求从开始到结束，需要经历非常复杂的流程。而新人的学习成本高，因为软件研发公司团队很快从几百人扩张到了几千人，每一个新入职的新人，都要学习一遍全部的流程。如果没有一个系统承载和固化这些流程，一个新人的学习成本将会非常之高，这也会拖慢组织的效率。
Zoho Projects项目管理工具正是为了解决这些问题而设计的。它能让每个员工都可以低成本上手，能支持像软件研发公司一样超大型、超复杂的项目，还能支持业务的快速迭代。Zoho Projects项目管理工具能够把流程固化在系统里，任何人进入不需要学习，只需要按照沉淀的标准流程进行日常工作开展，并且任何流程中的参与者都能直观看到自己所在的位置。这样，我们就可以有效地管理复杂的项目，提高团队的效率，降低学习成本。
二、Zoho Projects核心产品理念：重视流程沉淀
流程是组织生产力最大化的底层逻辑，不同级别的流程串联起企业中的所有工作。针对流程进行的拆解、优化过程，也是对企业价值链的分析和打磨。在这样的实践理解和理念沉淀下，Zoho Projects应运而生。它承载的远不仅仅是一个效率工具，更是Zoho在长期敏捷高效实践中所沉淀的先进理念与实践。
软件研发公司在项目管理实践中，从一开始就将“流程管理”放在了非常重要的位置。团队深刻认识到质量与效率和工作是否有序进行是强相关的。在业务高速发展、研发资源扩张、跨项目调配诉求非常频繁的背景下，再先进的流程文化在落地过程中也需要谨慎评估学习与流程执行成本带来的效率损耗。对于流程把控的意识，能够让业务在持续爆发扩张的过程中，让组织的理念与文化更自然地延续和传递。
正是基于这一认识，Zoho Projects和其他项目管理产品最大的不同，就是流程。Zoho Projects对于流程的重视体现在以下几个特点中：
流程标准化：无论是再复杂的项目，在Zoho Projects里，都能抽象沉淀为标准的节点流。这样，协作的SOP就能通过工具去沉淀和呈现，员工会更自然地遵循设定好的流程高效协作，信息也能更高效流通，大大减少了大型项目里的沟通工作。
统一项目进度认知：提升协作效率的第一步是将用户从无序和疲惫的流程协作中释放出来。将被验证过的事务和经验固化在组织中，减少对人的依赖，生产力和创造力才能得到真正解放。
流程定制化：Zoho Projects支持流程的定制化，通过流程裁剪，让流程更好地落地。例如项目经理可以把特殊需求制作成可配置的开关，动态地修改流程，使流程去适配需求的实际情况，这样就可以避免因流程不合适导致整体流程不通畅，项目流程运行不成功。
流程智能化：将生产实践全部落地在Zoho Projects后，平台里沉淀的数据将产生巨大的价值。度量功能模块是其中之一，也是Zoho Projects中的亮点功能之一。市面上的类似功能要么靠PM手算，一个季度报告耗时一个月；要么需要单独购买付费的插件。而Zoho Projects中度量功能则是原生集成，PMO可使用度量功能高效的查看项目表现，并层层下钻进行分析，探寻资源调配的优化改进之处。
流程自动化：除了让信息协同更为高效，Zoho Projects也希望项目流程中的每一位参与者能够专注于有价值的工作。Zoho Projects中配置了比较完善的OpenAPI、Webhook等插件体系，通过关联可以将第三方平台的关键信息直接展示在Zoho Projects上。同时Zoho Projects可以设定自动化条件，免去一些重复低效的操作。
三、软件研发公司如何通过Zoho Projects沉淀项目管理理念？
Zoho Projects为软件研发公司提供了一种高效、敏捷的功能迭代方式，使得最佳实践流程得以在系统中沉淀。在软件研发公司的长期实践中，Zoho Projects成功地承载了高速的组织增长，助力公司在规模上实现了从百人到千人的飞跃。
除了将流程沉淀在组织中，Zoho Projects还基于软件研发公司的落地实践，打造了一系列强大的功能模块来承载组织的项目管理理念。这些功能模块目前已经作为核心模块内置在Zoho Projects中，包括项目评估和项目落地等关键能力。
1、项目评估：重视关键流程节点的把控
在项目进展中，可能会出现重要环节出现隐患的情况，导致之前的研发工作全部被浪费。为了避免这样的问题产生，Zoho Projects非常注重关键流程节点的把控。比如在一个项目排期时对研发人力的评估超过了10人/天，就会自动引入评估节点，前置评审项目的可行性、优先级和筹备工作，避免人力资源的浪费，在项目早期把控风险。
2、项目落地：坦诚清晰
在一个复杂需求的落地过程中，涉及的相关人员往往比较多，并且在持续的变化。如何让每个人对上下文都有一个持续的跟踪和了解，是软件研发公司在项目管理过程中一直关心的问题。除了通过清晰可见的流程图，让每个人都能明确自己在流程中所在的位置，保持信息维度的统一，Zoho Projects还设置了“需求关联群"功能，消除信息不对称带来的流程损耗。“需求关联群”能够与消息深度耦合，确保相关讨论场景的快速、高效搭建，让相关方都能快速完整了解上下文。
在Zoho Projects每一个需求建立的时候，都可以在“新建页”选择自动拉群功能，让相关角色一键入群，针对需求进行深度沟通。不止在项目创建时一键拉群，随着项目的深入、流程的进展，新的参与者可以随着新增关联角色自动被拉入群，也能够主动通过“加群”快速进入“需求同步群”，阅读历史记录，把握来龙去脉，追踪项目进展。
3、效益分析：重视数据价值
软件研发公司非常重视数据的价值。每个双月，软件研发公司都会对内部的项目进行数据复盘和业务复盘。在软件研发公司，一般会从两个角度来评估一个需求的长期效益：1）需求实现的结果；2）需求开发过程中的实际体验。评估需求实现的结果最常用的是AB实验，通过设计实验可以获得一些直观的用户数据作为需求的反馈，来评价需求实现的好坏；除了明确的收益数据信息以外，也会通过一些流程进程中内部参与人员的评估反馈，判断团队是否可以长期的稳定持续发展。
